Proces Audity

datum publikace 21.10.2012

Interní audity jsou nutnou podmínkou zpětného prověřování systémů řízení dle mezinárodních standardů ISO 9001, ISO 14001 a dalších. Audity mohou výrazně přispět ke zvyšování efektivity, je-li proces auditů správně nastaven a jsou-li auditoři znalí auditních technik.

Související články

Na základě programu „Auditor je partner s dobrými nápady“ jsme připravili tento proces auditů. Stále totiž zjišťujeme, že procesy interních auditů dobře nefungují, ačkoliv je firma roky držitelem certifikátu ISO. Poradci Vlastní cesty zavádí jednoduché a efektivní procesy tak, aby jim pracovníci snadno rozuměli a po nastudování je byli schopni přirozeně používat. Procesy ve firmách jsou často komplikovaně a obsáhle popisovány bez využití modelovacích nástrojů. Naše procesy přináší:

  • Popis procesu na 1 stranu A4
  • Jasnou definici přínosu auditu
  • Návrh vhodných metrik pro zjištění, zda proces audity funguje
  • Grafický model a jen potřebné texty

Proces audity a jeho nastavení 

Přiložený proces Audity je připraven na základě 15-ti letých zkušeností s auditováním a s požadavky různých certifikačních orgánů. Je připraven tak, aby splňoval podmínky mezinárodních standardů ISO 9001, ISO 14001, TS 16949  a dalších. Proces respektuje rovněž požadavky dle ISO 19011, které by měli auditoři nejen znát, ale také se podle nich chovat. 

Proces Audity je vhodný nejen pro firmy, které se právě rozhodli zavést systém řízení, ale i pro firmy, které jej chtějí zjednodušit, zefektivnit.

Zároveň v sobě kombinuje grafické modelování, které nám ve firmách umožnilo směrnice z několik stránek (3-6) zkrátit na jednu stránku, aniž by se ztratily potřebné podmínky a činnosti. Grafický model je tak jednoduchý, že jej pracovníci snadno a rychle pochopili. Proces audity obsahuje:

  • Odkud je třeba brát podklady pro plánování auditů  
  • Plánování auditů
  • Schvalování plánu
  • Příprava auditorů
  • Realizace auditu
  • Komunikace s auditovanými
  • Řešení zjištění
  • Kategorie neshod a zjištění
  • a další.

Pozn: název Plán je používán pro roční plány a slovo Program je používán pro konkrétní program/harmonogram auditu. Takto používané pojmy totiž jsou v praxi pro pracovníky pochopitelnější než jak je definuje norma. Používání vlastních názvů nedochází k porušení normy ISO. 

Žádný proces nemůže být plně funkční bez formulářů. Ty jsem pro Vás připravili také. Jsou nastaveny tak, aby se nemusely přepisovat stejné údaje a formulář vedl pracovníka, kde a co je třeba vyplnit, aby splnil všechny požadavky na audit

Vzhledem k tomu, že proces Audity je jeden z podpůrných procesů, který ve své podobě může fungovat ve většině firem, mohli jsem jej tato připravit. Prosím počítejte s tím, že můžete v rámci specifik vlastní firmy dělat v procesu změny. Změny se mohou týkat názvů funkcí, které používáte, rozšíření připomínkování nebo schvalování apod. Od nás dostanete soubory, které si budete moci sami upravovat. Popis procesu je s ohledem na grafické modelování v souboru MS Visio a v pdf. Budete-li mít zájem, rádi Vám s případnými úpravami procesu na Vaše specifika pomůžeme. 

Obsah placené části

V níže přiložených souborech po zaplacení poplatku získáte kompletní podklady pro vedení auditů, jak interních tak externích v malé a střední firmě. Placené soubory obsahují:

  • Popis procesu Audity - ve formátech pdf, vsd (MS Visio)
  • Formulář pro plánování auditů a kontrolu, zda v určené periodě jste zauditovali všechny firemní procesy – ve formátu xlsx, xls
  • Formulář zadání a program auditu společně se závěrečnou zprávou z auditu a hodnocením zjištění – ve formátu xlsx, xls  

Cena je stanovená s ohledem na to, že běžně pracovníci jeden proces připravují průměrně 5-10 hod vč. formulářů a to musí přesně vědět, JAK mají proces připravit. Firmu tedy příprava při sazbě 500 Kč za hod stojí 2.500-5.000 Kč. Zkušený poradce Vám proces upraví průměrně za 2-5 hod v ceně 2.000-5.000 Kč. 

Proces Audity od nás je výrazně levnější (uspoří Vám min 2.000-7.000 Kč) a obsahuje v sobě zkušenosti za 15 let auditování. Proces i s formuláři je možné převzít a ihned je začít používat nebo si je můžete upravit. To Vám již, ale nezabere déle jak cca 1 hod.  

Návrh od

Doba zpracování 
procesu vč. formulář

Úpravy a schvalování

Hod sazba

Celkem náklady

Pracovník firmy  5-10 hod  1-3 hod 500 Kč  3.000-6.500 Kč
Externí poradce  2-5 hod  1-3 hod 1.000 Kč  3.000-8.000 Kč 
Vlastní cesta - návrh  0 hod     1.000 Kč 

Pozn.: obrázky jsou ukázkami placených souboru a z důvodu kopírování jsou v nízké kvalitě.

 

Jiří Střelec

Diskuze k článku

Obor

Metoda

Norma

Poradci

Myšlenky poradce

„Účinné změny začínají u Vás“ více >>

Martina Václavíková

Moje babička říkávala: Ryba smrdí od hlavy. A když se dědovi něco nelíbilo, říkal, že dotyčný: Káže vodu a pije víno. I když se nám takové výroky nemusí líbit, je v nich lidová moudrost, která dokáže změnit svět nejen vaši firmu. Lidé v organizaci mají vzácnou schopnost, přizpůsobit se prostředí, které pro ně manažeří vytvářejí. Chcete-li účinné změny, které budou navíc rychlé a levné, začněte se ptát, jak k danému problému sami jako manažeři příspíváte. 

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie