Současnost podnikových systémů je v customizaci

datum publikace 15.05.2016

Customizace podnikových informačních systémů

Velkým tématem dnešní doby jsou informační technologie a systémy. Mnoho manažerů a majitelů firem zodpovídá za výběr systému pro plánování podnikových zdrojů a rozhodnutí o koupi systému je považováno za strategické. Jak ale vybrat z obrovského množství nabízených produktů a dostat to, co naše firma opravdu potřebuje?

Související články

ERP neboli Enterprise Resource Planning (plánování podnikových zdrojů) systémy jsou ty, díky kterým by podniky měly dokázat řídit většinu oblastí své činnosti. V češtině se s nimi často setkáváme jako s podnikovými informačními systémy a pracujeme obvykle v softwarech, které zajišťují funkcionality těchto systémů. Funkce, které ERP systémy mohou nabízet, jsou takřka nekonečné. Z pohledu manažerů a vlastníků organizací je však můžeme rozčlenit do následujících skupin:

  • Chci, líbí se mi – funkcionalita která se nám líbí, z nějakého důvodu ji chceme
  • Potřebná funkcionalita – části systému a technologie zajišťující jeho chod
  • Skutečně potřebuji – většinou vychází z analýzy potřeb, základ customizace
  • Nepotřebuji - části systému, které aktivně nevyužíváme

Obrázek 1 - Typické rozložení funkcionalit ERP softwaru

Obrázek výše znázorňuje typický přístup prodejců softwaru. Zákazník se softwarem dostává nějaké základní potřebné funkcionality, něco ze systému se mu líbí a chce to, ačkoli není jisté, zda to v praxi využije a také dostává několik funkcí, které jsou opravdu potřebné. Po zavedení softwaru ovšem zákazník pozná, že mu chybí mnoho funkcí, které by rád využíval a které by byly přínosné a naproti tomu zjišťuje, že software obsahuje mnoho funkcí, které jsou nepotřebné anebo nevyužívané. Tyto funkce mohou být rozloženy v různých poměrech, z praxe ovšem vyplývá, že často software obsahuje nepotřebný balast a základní funkce. V takovém případě jsou zákazníkovi účtovány platby nejen za funkce, které jsou pro něj potřebné a které využívá, nýbrž i za ty nepotřebné a nevyužívané.

Obrázek 2 - Customizované rozložení funkcí ERP systému

Přesun množství a kvality funkcí od těch, které tvoří pouze nepotřebný balast k těm, které jsou cílené na zákazníka nazýváme customizací. Cílem customizace je to, aby měli zákazník, jeho zaměstnanci i zákazníci v softwaru dostupné funkce, které plně využijí a minimum či ideálně žádné funkce, které budou pro chod společnosti zbytečné.

Pracujeme pro systém, nebo systém pracuje pro nás?

Společnosti se neustále snaží přizpůsobovat požadavkům svých zákazníků a nabídnout jim  nejlepší produkty, služby a řešení. Snaží se v rámci možností o maximální customizaci. Jedná se většinou o dlouhodobou strategii, která má firmám pomoci se udržet na trhu a zákazníkům nabídnout maximální přidanou hodnotu. Zvládnout customizaci vyžaduje většinou podporu informačních systémů.

Informační systém si firma kupuje, aby jí pomáhal. Nákup není nijak levný a software většinou vyžaduje celou řadu další úprav. Prostě se jedná o velkou a strategickou investici. V takovém případě by systém měl pracovat pro jeho držitele. Je tomu tak ve skutečnosti? Vychází systémy ERP vstříc požadavkům organizací, tedy svým zákazníkům? Tabulka ilustruje naše zkušenosti z praxe:

Jak by to mělo být Jaká je realita
Systém maximálně podporuje systém práce i práci samotnou. Systém práci nijak nepodporuje, pouze ji převádí do elektronické podoby.
Systém pomáhá maximálně práci zjednodušit a sám o sobě je jednoduchý. Systém je složitý, uživatelsky nepřívětivý.
V systému mám jen to, co potřebuji. Systém obsahuje spoustu nepotřebného balastu.
Systém šetří čas, práci a náklady. Systém neušetří žádný čas ani práci, je složitý na naučení, nic nezjednodušuje, data se musí doplňovat ručně, apod. Tím také nešetří náklady.
Vím, jaké potřeby mi systém naplňuje. Systém existuje pouze sám pro sebe, nemáme provedenu analýzu potřeb pro systém. Systém mi „systémově“ nic nezastřešuje.

Po implementaci a prvních měsících ostrého provozu přichází rozčarování. Představy manažerů, majitelů ani zaměstnanců, které měli při implementaci nejsou zdaleka naplněny.

Jak na to? Nákup a customizace ERP systému

Hned od začátku se postavme do role zákazníka a jeho potřeb. Zkusme to nejprve na koupi malého auta. Rádi bychom si koupili:

  • malé auto pro dva – snadno se s ním zaparkuje ve městě – délka do 3,5 m
  • rádi bychom za něj utratili relativně málo peněz – můžeme si dovolit 200.000 Kč
  • chceme, aby bylo dobře ovladatelné – posilovač řízení, parkovací asistent
  • malé provozní náklady – spotřeba do 5 l paliva / 100km
  • abychom z něj měli radost – červená barva, netradiční design

S požadavky vyrazíme do autosalónu. Prodejce nám vysvětlí, že takové auto skoro má. Začne nás  přesvědčovat, že vhodnější je auto s 5 místy, v automatu, s radarem, který je dnes nezbytností, stejně jako vyhřívané sedačky. A cena? Jen o málo vyšší než je náš rozpočet!

Koupili bychom si takové auto? Nejspíše ne. Proč nám tedy takovýto přístup nevadí u ERP systémů a nepostupujeme podobně jako u koupi auta? Odpověď se sama nabízí – Nejsme zvyklí nakupovat informační systémy a nejsme si od počátku jistí, co přesně chceme. Dostáváme tedy mnoho univerzálního balastu, který nakonec nevyužíváme.

Ačkoli neexistuje univerzální řešení, je několik pravidel, která bychom při výběru a koupi ERP systému měli určitě dodržet, abychom získali kvalitní řešení na míru:

1. Vím co chci

Z jakého důvodu chci implementovat ERP systém? S odpovědí na tuto otázku by mi měli pomoci dobří a kvalifikovaní konzultanti a procesní analytici. Musíme se totiž soustředit na své aktuální potřeby, ale i potřeby, které by mohly nastat v budoucnu. Tyto potřeby jsou závislé na oboru, ve kterém podnikáme a na strategii jakou máme.

Mezi takové potřeby může patřit například: prudký růst společnosti v nejbližším období (markantní zvýšení počtu zaměstnanců), implementace procesního řízení, nutnost efektivnějšího řízení lidí a procesů, ...

Pro tuto fázi je vhodné využít: Porterův model (analýza pěti sil), BSC, SWOT analýzu, sestavit přehledovou mapu procesů, zpracovat strategickou mapu či podnikatelský plán. Metody mezi sebou můžeme také kombinovat a s pomocí konzultantů z nich vytěžit žádané maximum.

2. Vím, kde mi může systém pomoci

V této fázi nejčastěji využijeme detailní zmapování procesů organizace. Mapy procesů, ať už ve formě ručně kreslených diagramů, nebo sofistikovaných procesních modelů, jsou vhodným nástrojem pro zjištění toho, kde všude budu moci využít softwarové řešení a napomohou mi také v jasném definování potřeb směrem ke společnostem, které mi software nabízejí. V konečné fázi také zajistí, že nebude opomenut žádný z procesů a nezapomeneme do softwaru přetransformovat žádný ze vstupů či výstupů. Na základě takovéto podrobné analýzy je možné vytvořit podrobnou analýzu potřeb, která nám zajistí maximální customizaci softwaru a spokojenost s ním v dalších letech.

3. Mám jasné požadavky na implementaci

Pokud jsou nám jasné cíle a máme zpracovánu analýzu potřeb, potřebujeme ještě definovat průběh samotné implementační fáze. V této fázi je vhodné postupovat projektovým způsobem a definovat cíle, termíny, zodpovědné osoby i harmonogram projektu. Dále je vhodné definovat rizika, zainteresované osoby a všechny přidružené aktivity, které se budou s implementací pojit (například školení, převod výkresů do elektronické podoby, apod)

Auto ve kterém se necítíte, si nekoupíte. Víte, že v něm budete jezdit další roky. Necítit se dobře a nemít radost z nového auta by se Vám jistě nelíbila. Stejně je to u ERP systémů a jejich customizaci. Prosím, uvědomte si, že s vašim systému budou jezdit společně s vámi i vaši zákazníci a zaměstnanci.

Vybírejte si takové dodavatele softwarů, kteří jsou schopní vám nabídnout komplexní řešení na míru, na základě vašich potřeb. Nekupujte zbytečné funkce, neplaťte za věci, které nevyužijete. Netrapte se s implementací softwaru, který není nachystán na míru vašich procesů. Implementujte ERP do vaší organizace chytře! 

Tomáš Janů, Michaela Opletalová

Diskuze k článku

od: Juraj Porada

Mam zajem vloženo: 2.12.2016

Chcem se s vami setkat

reagovat

Obor

Metoda

Norma

Poradci

Myšlenky poradce

„Krizová komunikace se musí plánovat“ více >>

Vojtěch Bednář Vojtěch Bednář

Je vhodné připravit komunikační plán krizové komunikace ještě dříve, než je jí doopravdy potřeba. Pak většinou nemáte čas.
 

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie