Vedení úkolů

datum publikace 10.04.2011

ukázka ze souboru úkoly

Úkoly jsou každodenní součástí pracovních povinností. Mohou však být součástí poznání firmy, pracovníků a nástrojem pro zlepšování. Představujeme způsob, který umožní malým/středním firmám vést kapacity na úkoly či oblasti, poznat, kde se úkoly hromadí. Odhalit kritická místa a předcházet trapným výmluvám.

Související články

Management a úkoly

Velmi často manažeři slyší, že pracovníci jsou přetíženi a nemají možnost dokončovat úkoly a svou práci. To vše se postupně hromadí a následně končí přinejmenším psychickým rozladěním a nebo odchodem zákazníků a pracovníků z firmy.
Na druhou stranu jsou zase manažeři, kteří si myslí, že management je o rozdělování úkolů, jejich kontrole a tlaku na pracovníky a plnily termíny. To bohužel nestačí. Manažeři by také měli analyzovat úkoly, lehkost s jakou pracovníci jsou je schopni plnit (tedy poznávat, na jaké úkoly mají pracovníci předpoklady). Na základě zjištění pak úkoly přidělovat, správně formulovat a hledat způsoby, jak předcházet neplnění nebo prodlužování termínů.
Dnes má většina firem možnost využívat systém řízení úkolů v rámci emailových schránek/kalendářů apod. To však neumožní manažerovi řádně úkoly hodnotit bez zásahů do daného systémů. Náš postup a přiložený soubor umožňuje vedením úkolů využít mnohem efektivněji a přednastavená hodnocení vedou manažera ke správnému hodnocení kapacit, přidělování úkolů, analyzování kritických míst a připravuje graf pro interní komunikaci

V placené části si můžete stáhnout soubory, které Vám pomohou řídit a vyhodnoceovat úkoly. 

Určeno pro malé a střední firmy (vhodné pro 3-30 pracovníků)
Nástroj MS Excel (vč. Kontingečních tabulek)

Přiložený soubor obsahuje tyto listy a jejich poslání:

  • Úvod - určuje jak se budou úkoly vést a jak si stojí firma celkově s plněním úkolů.
  • Úkoly - do tohoto listu se vyplňují jednotlivé úkoly a k nim nezbytně nutné informace.
  • Pracovníci - list Pracovníci obsahuje přehled o počtu všech úkolů na odpovědné pracovníky a stav jejich plnění.
  • Procesy - list proces je určen především pro identifikaci ve kterých procesech se hromadí nejvíce úkolů. Vychází z toho, že firma je procesně orientovaná a má jasnou mapu procesů.
  • Místo vzniku - slouží pro hodnocení, kde vzniká nejvíce úkolů. Podle charakteru úkolů pak snadno můžete zjistit, že třeba z porady k projektu vznikají naprosto banální úkoly. To by pak bylo varováním toho, že projekt není dobře veden a je třeba udělat okamžité opatření.
  • Posuny - je určen k odhalení u kterých pracovníků dochází k nejvíce posunům termínů plnění úkolů. Dá se zde také odhalit ve kterém procesu nebo oblasti pracovník zpoždění hromadí.

Placený článek dále obsahuje:

  • způsob komunikace a grafické prezentace úkolů
  • Postup práce se souborem Úkoly
  • Pravidla vedení úkolů

Soubor „Úkoly“ je připraven tak, aby si jej manažer snadno a rychle osvojil. Stačí jen vyplnil nezbytné údaje a hodnocení jsou přednastavena tak, aby byl manažer veden k rychlým a správným výsledkům.

Hlavní přínosy

  • Úkoly jsou na jednom místě a obsahují všechny potřebné informace
  • Vyplňovány jsou jen nutné informace k úkolu a hodnotící tabulky a grafy se připravují sami
  • Přehled o vytíženosti pracovníků úkoly
  • Přehled o rozpracovanosti úkolů
  • Zlepšování odhadu na dobu potřebnou na splnění úkolu
  • Znalost ve kterých procesech či jinak definovaných oblastech se hromadí úkoly
  • Znalost kde vzniká nejvíce úkolů
  • Možnost identifikovat předpoklady pracovníků
  • Jasné prokázání u koho dochází k nejčastějším posunům termínů plnění úkolů
  • ...

Jiří Střelec

Diskuze k článku

od: J. Kocurek

Změny a priority vloženo: 10.4.2011

Jedna z důležitých věcí při řešení úkolů je, u dlouhodobých úkolů, stabilita úkolu v čase - neměnění zadání úkolu a priorit jednotlivých úkolů - což je největší problém zpracování úkolů. Doporučení autorovi toto přidat do článku :-)

reagovat

Obor

Metoda

Norma

Poradci

Myšlenky poradce

„Každý golfista zahraje špatnou ránu. Je na něm, jak dlouho bude špatně hrát. “ více >>

Jiří Střelec Jiří Střelec

Právě až uděláme chybu, uvědomíme si, že něco jsme podcenili, neudělali správně. Je to běžný proces učení bez kterého bychom těžko získávali cenné zkušenosti. Velmi důležité je zvládnout emoce, uvědomit si příčinu a v chybě již nepokračovat. Na golfu v takovém případě emoce pracují na plno a špatnou ránu si musí golfista napravit nebo dostává trestnou ránu. Je to stejné jako v životě. Za každou úlevu se platí. 

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie