Vedení úkolů

datum publikace 10.04.2011

ukázka ze souboru úkoly

Úkoly jsou každodenní součástí pracovních povinností. Mohou však být součástí poznání firmy, pracovníků a nástrojem pro zlepšování. Představujeme způsob, který umožní malým/středním firmám vést kapacity na úkoly či oblasti, poznat, kde se úkoly hromadí. Odhalit kritická místa a předcházet trapným výmluvám.

Související články

Management a úkoly

Velmi často manažeři slyší, že pracovníci jsou přetíženi a nemají možnost dokončovat úkoly a svou práci. To vše se postupně hromadí a následně končí přinejmenším psychickým rozladěním a nebo odchodem zákazníků a pracovníků z firmy.
Na druhou stranu jsou zase manažeři, kteří si myslí, že management je o rozdělování úkolů, jejich kontrole a tlaku na pracovníky a plnily termíny. To bohužel nestačí. Manažeři by také měli analyzovat úkoly, lehkost s jakou pracovníci jsou je schopni plnit (tedy poznávat, na jaké úkoly mají pracovníci předpoklady). Na základě zjištění pak úkoly přidělovat, správně formulovat a hledat způsoby, jak předcházet neplnění nebo prodlužování termínů.
Dnes má většina firem možnost využívat systém řízení úkolů v rámci emailových schránek/kalendářů apod. To však neumožní manažerovi řádně úkoly hodnotit bez zásahů do daného systémů. Náš postup a přiložený soubor umožňuje vedením úkolů využít mnohem efektivněji a přednastavená hodnocení vedou manažera ke správnému hodnocení kapacit, přidělování úkolů, analyzování kritických míst a připravuje graf pro interní komunikaci

V placené části si můžete stáhnout soubory, které Vám pomohou řídit a vyhodnoceovat úkoly. 

Určeno pro malé a střední firmy (vhodné pro 3-30 pracovníků)
Nástroj MS Excel (vč. Kontingečních tabulek)

Přiložený soubor obsahuje tyto listy a jejich poslání:

  • Úvod - určuje jak se budou úkoly vést a jak si stojí firma celkově s plněním úkolů.
  • Úkoly - do tohoto listu se vyplňují jednotlivé úkoly a k nim nezbytně nutné informace.
  • Pracovníci - list Pracovníci obsahuje přehled o počtu všech úkolů na odpovědné pracovníky a stav jejich plnění.
  • Procesy - list proces je určen především pro identifikaci ve kterých procesech se hromadí nejvíce úkolů. Vychází z toho, že firma je procesně orientovaná a má jasnou mapu procesů.
  • Místo vzniku - slouží pro hodnocení, kde vzniká nejvíce úkolů. Podle charakteru úkolů pak snadno můžete zjistit, že třeba z porady k projektu vznikají naprosto banální úkoly. To by pak bylo varováním toho, že projekt není dobře veden a je třeba udělat okamžité opatření.
  • Posuny - je určen k odhalení u kterých pracovníků dochází k nejvíce posunům termínů plnění úkolů. Dá se zde také odhalit ve kterém procesu nebo oblasti pracovník zpoždění hromadí.

Placený článek dále obsahuje:

  • způsob komunikace a grafické prezentace úkolů
  • Postup práce se souborem Úkoly
  • Pravidla vedení úkolů

Soubor „Úkoly“ je připraven tak, aby si jej manažer snadno a rychle osvojil. Stačí jen vyplnil nezbytné údaje a hodnocení jsou přednastavena tak, aby byl manažer veden k rychlým a správným výsledkům.

Hlavní přínosy

  • Úkoly jsou na jednom místě a obsahují všechny potřebné informace
  • Vyplňovány jsou jen nutné informace k úkolu a hodnotící tabulky a grafy se připravují sami
  • Přehled o vytíženosti pracovníků úkoly
  • Přehled o rozpracovanosti úkolů
  • Zlepšování odhadu na dobu potřebnou na splnění úkolu
  • Znalost ve kterých procesech či jinak definovaných oblastech se hromadí úkoly
  • Znalost kde vzniká nejvíce úkolů
  • Možnost identifikovat předpoklady pracovníků
  • Jasné prokázání u koho dochází k nejčastějším posunům termínů plnění úkolů
  • ...

Jiří Střelec

Diskuze k článku

od: J. Kocurek

Změny a priority vloženo: 10.4.2011

Jedna z důležitých věcí při řešení úkolů je, u dlouhodobých úkolů, stabilita úkolu v čase - neměnění zadání úkolu a priorit jednotlivých úkolů - což je největší problém zpracování úkolů. Doporučení autorovi toto přidat do článku :-)

reagovat

Obor

Metoda

Norma

Poradci

Myšlenky poradce

„Nevěřte, dokud si danou věc neumíte zkontrolovat nebo není z Vámi prověřeného, spolehlivého zdroje.“ více >>

Jiří Střelec Jiří Střelec

Je snadné uvěřit hezkým slovům ostatních, jak co umí, jak budou pracovat, jak pracují přes čas apod. Skutečnost však nebývá tak ideální. Majitelé firem o tom ví své. Nejvíc si stěžují manažeři a majitelé, kteří si nové pracovníky neprověří, nezeptají se na reference, nezavolají poslednímu zaměstnavateli nebo si neudělají namátkovou kontrolu. Je zcela jedno, zda jste ve výrobě, na stavbě, v cukrárně nebo vývojovém oddělení. Vždy je třeba si informace ověřovat. Vždy se nemusí jednat o podvod a lež, ale velmi často se jedná o neznalost, jiné zkušenosti apod. Včasná kontrola Vám ušetří spoustu času a peněz. 

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie