Zabraňte fámám, dbejte na interní komunikaci

datum publikace 04.07.2009

Interní komunikace

Firma jde od desíti k pěti, asi budeme bez práce,“ šeptají si zaměstnanci. Vzniká fáma, která se snadno a rychle šíří mezi pracovníky, aniž by byla podložená fakty. Stačí jen, aby bylo v období finanční krize jeden měsíc méně objednávek, zpozdily se platby a mezi pracovníky koluje psychicky deptající fáma.

Související články

Fáma, díky které pracovníci diskutují o nepřízni osudu (např. u cigarety viz. článek Kolik stojí zaměstnavatele kouření, a snižují tak produktivitu firmy, se šíří rychle. Většinou následuje zcela logické hledání jistoty v podobě jiného zaměstnání. Tak jednoduše může klesat výkon firmy. V období krize je to obzvlášť nebezpečné. Vnitřní nestabilita firmy může být při zhoršujících se vnějších podmínkách firmě osudná.
Za takováto nedorozumění nepodložené fakty může nejasný proces interní komunikace. Není jasně nastaven nebo dodržován. Nedostávaji-li pracovníci informace která jsou potřebná pro danou situaci ve firmě, najdou si je sami. Většinou si naleznou vlastní cestu a udělají vlastní závěr nebo fámu, které je jim bližší. To se může stát i ve firmě, která má systém řízení ISO 9001:2000, který vyžaduje zajistit interní komunikaci. Hodně firem však požadavek ISO plní jen formálně např. občasným sdělením, interním nařízením nebo zápisem v záznamu z porady. To však pro kvalitní přenos informací, nebo dokonce pochopení významu sdělované informace nestačí. Kvalita vyžaduje dobře nastavený a dodržovaný proces, který by měl obsahovat:

  • Nástroje komunikace (intranet, firemní zpravodaj, email ředitele, osobní dopis, nástěnky, ….)
  • Odpovědnost za pravidelnou komunikaci a kvalitu sdělení
  • Situace, které je třeba komunikovat s určením doby kdy je komunikovat
  • Způsoby řízení informací pro interní komunikaci
  • Definování jednotlivých aktivit procesu interní komunikace
  • Propojení interní komunikace s komunikací s externími subjekty
  • apod.

Samotný proces je jen základem pro přenos informací ve správný čas a potřebné místo. Komunikace je především lidská záležitost silně závislá na tom, komu a jak se informace sdělují. Ke zlepšení interní komunikace předchází nejen procesní analýza, ale hlavně také důkladná analýza komunikačních způsobů, účinku komunikace apod.
Dobrá interní komunikace pomáhá:

  • vytvořit dobré klima ve firmě
  • zlepšit vztahy na pracovišti
  • posílit důvěru zaměstnanců ve vedení
  • posílit vztah zaměstnanců k firmě a jejich loajalitu obecně
  • zefektivnit chod firmy
  • zamezit tzv. šeptandě

Z našich zkušeností zjišťujeme, že právě v období krize se manažeři, vedoucí bojí komunikovat nepříznivá fakta. Také víme, že zabránit negativním vlivům z krize je možné správně zvoleným způsobem komunikace a pravidelností. To vše se však musí zakládat na pravdě.

Autoři příspěvku do diskuse  - poradce Jiří Střelec a specialista na komunikaci z PR1 Marketa Fingerová.

Otázky do diskuse:

  1. Co si myslíte o interní komunikaci?
  2. Máte dostatečně zpracovaný proces interní komunikace? Je na takové úrovni, jako např. bývají výrobní procesy?
  3. Co byste u vás zlepšili?
  4. Co byste doporučili jiným? Co podle vás funguje skvěle?

Do diskuse přispějete vyplněním kolonek níže.

Cena pro nejlepší příspěvek

Dne 25. července 2009 poradce Vlastní cesty a specialista na komunikaci PR1 vyberou dva nejlepší příspěvky do diskuse. Výherce vybraný poradcem získá:

  • Účast na golfovém turnaji Vlastní cesta dne 30. července 2009 – turnaj je určen i pro nehrající golf. Výherce bude mít zajištěno green fee, služby golfového trenéra, občerstvení vč. obědu.
  • Výherce vybraný komunikačním specialistou získá:
  • místo v říjnovém kurzu ŠKOLY PUBLIC RELATIONS u PR1

Soutěž vyhráli Pavel Trvaj a Pavel Musil viz II. Golfový poradenský turnaj - Vlastní cesta.

Markéta Fingerová

Diskuze k článku

od: Pavel Trvaj

Téma komunikace!? vloženo: 24.7.2009

Dobrý den.
Souhlasím s příspěvky níže. Téma komunikace je vděčné a neustále diskutované téma. Pokud se při své poradenské praxi u klintů dostaneme na toto téma, tak si v drtivé většině případů pracovníci stěžují, že mají nedostatek informací, že s nimi vedení nekomunikuje, což pak vede k tzv. kominikačnímu šumu, kdy se oklikou vyrojí "zaručené" informace. Potýkáme se s tím pochopitelně i v naší firmě. A jak tomu čelíme? Zahálili jsme restrukturalizaci společnost, sestěhovali jsme se na jedno místo, což napomáhá k efektivnější komunikaci mezi jednotlivými pracovníky a útvary. Vydáváme měsíčník, který slouží k informování o pracovních i mimopracovních záležitostech. Závěrem bych chtěl říci, že tyto kroky mají za následek postupné zlepšování vnitřní atmosféry a pracovních vztahů.

reagovat

od: Jiří Střelec

RE:Krizová komunikace počesku vloženo: 17.7.2009

Dobrý den Kláro, děkuji Vám za Váš příspěvek. Mnoho informací dnes lze získat na internetu nebo odborných seminářích např. u PR1. Informace je jedna stránka a druhá stránka mince je prožitek, zkušenost a schopnost je správně použít. To Vám informace z internetu ani knížek nejsou schopny dát. Nebezpečí komunikace je v tom, že žádná vyřčená věta nelze vzít zpět a vždy musíte počítat s tím, že ji pracovníci pochopí tak, jak se jim hodí. Vyhnout se zbytečným komplikacím může pomoci jen skutečně trénink komunikace a dobře nastavený proces, který Vám nastavuje i to jaké a jak informace vizualizovat viz. příspěvek od Pavla Musila. Mohl bych mít já jednu otázku? Máte zpracovaný proces interní komunikace? Děkuji

reagovat

od: Klára Patáková

Krizová komunikace počesku vloženo: 17.7.2009

Dobrý den, velice mě zaujal váš článek. Pracuju v jedné menší firmě, kde jsme nedávno řešili problém mezi vedením a zaměstnanci. No,většinu pravidel jsme odvodili intuitivně, ale určitě by nám tenkrát znalosti zásad interní a krizové komunikace pomohly. Mohl by mi někdo poradit, kde se dají k tomuto tématu získat relevantní informace? Děkuji.

reagovat

od: Pavel Musil

Informovanost pracovníků vloženo: 16.7.2009

Dobrý den, i v naší firmě se nám potvrdilo, že informovat pracovníky se vyplácí. Samozřejmě i na naši firmu dolehla světová krize. Objednávky začaly klesat, platby od odběratelů zpožďovat. Mezi zaměstnanci se začaly šířit informace o konci firmy, morálka byla téměř na bodě nula. Na poradě vedení byl odsouhlasen nový model interní komunikace. Vedoucí pracovníci mají s dělníky pravidelná setkání, na nichž zodpovídají otázky a podávají informace o stavu objednávek, o získání nových zákazníků, o připravovaných změnách. Na nástěnce se pravidleně aktualizuje porovnání plánu tržeb a jejich skutečnost, kde je vidět, že situace není vůbec tragická. I když jsou samozřejmě slabší měsíce, tak přesto se plán plní. Výsledkem je uklidnění situace, zvýšení produktivity a zlepšil se vztah vedoucích zaměstnanců s dělníky.

reagovat

od: J. Kocurek

Komunikace vloženo: 8.7.2009

Dobrý den, interní komunikace je opravdu nezbytná, nicméně je stejně nutné stanovit jaké způsoby interní komunikace jsou firmou používány a tyto popsat - např. z managementu k poracovníkům (seshora dolů), od pracovníků k managementu (sezdola vzhůru), ale stejně důležité je i stanovit komunikace na stejné úrovni (typickým příkladem je pracovní porada týmu). Pokud tyto komunikace nejsou jasně nadefinovány, dochází k nepřesnému sdílení informací, informace se nedostávají tam, kde jsou potřebné. Proto je nutné komunikaci věnovat velkou pozornost.

reagovat

Obor

Metoda

Norma

Poradci

Myšlenky poradce

„Fungující partnerství potřebuje svobodu.“ více >>

Ivona Machová

Svobodu většinou nedokáže dát ten, kdo nevydrží sám se sebou. Nedá prostor nejen sám sobě, ale i partnerovi. Vzájmená úcta a respekt je nahrazována touhou vlastnit toho druhého. To však již partnerství není. 

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie