Mapa procesů

datum publikace 23.07.2012

Manažer řídí firmu skrze procesy, které firma potřebuje.

Mapa procesů je jednoduchý nástroj pro orientaci a řízení procesů společnosti. Zpřehledňuje procesy, jejich provázanost, ale také odpovědnost manažerů ve společnosti. Systémy jakosti jsou založeny na procesním přístupu, a proto by se model řízení firmy bez mapy procesů neměl obejít. Mapa je nedílnou součástí zavádění systému managementu ISO 9001.

Související články

Základem moderního managementu je vizuální modelování nebo využívání infografiky. Umožňují snadno na jedné stránce pochopit danou problematiku nebo fungování firmy. Mezi ně patří i mapa procesů

V poslední době mnoho manažerů slyší nebo dokonce již mluví o mapě procesů. Je to pojem, který masově rozšířila nová verze normy ISO 9001:2000. Začala klást větší důraz na procesní řízení a hned tu byl pojem mapa procesů.

Co je mapa procesů?

Mapa procesů je názorné a přehledné schéma nebo chcete-li model hlavních procesů řízených ve firmě. Patří do nejvyšší části systému řízení, tedy systému kvality. Nejvyšší části se myslí úroveň Příručky jakosti v pomyslné pyramidě systému jakosti. Jednoduše řečeno, kdo se na ni podívá, zjistí:

  • jaké procesy jsou ve firmě
  • jak jsou procesy členěny
  • kdo za procesy odpovídá
  • které procesy jsou vzájemně propojeny
  • jaké odborné oblasti firma pokrývá

Mapa procesů je nástroj usnadňující řízení a rozhodování managementu skrze systém a jeho procesy. Bez mapy procesů nebo jiného znázornění se firma a tedy její management jen domnívá, že firmu drží pevně v rukou. Samozřejmě pokud se nejedná o firmu o jednom až cca 10 zaměstnancích. Bez ní je větší možnost vzniku latentních procesů.
Bohužel velmi často se stává, že systém kvality tedy i řízení (protože ISO 9001 popisuje systém jak správně podnikat a řídit firmu) je předán do rukou představitele vedení pro kvalitu a jeho "kvalitářů". Management jejich aktivity zajímají až před dohledovým auditem certifikační společnosti. Snadno se pak stane, že nejsou domyšleny všechny aspekty připravovaných změn. Následně se pak hasí požáry a zbytečné problémy.

Nezanedbatelnou částí mapy procesů je její grafické zpracování, které by mělo být hezké a prezentabilní. To jak mapa vypadá, jak je uživatelsky příjemná rozhoduje o tom, zda management a zaměstnanci s ní budou chtít pracovat.

Co by měla mapa procesů zohledňovat

Ačkoliv mapa procesů vypadá ve finálním zobrazení jednoduše, je za jejím vznikem dlouhá řada jednání, překreslování a změn. Je to hlavně proto, že při její tvorbě se uspořádává celý systém firmy, rozdělují se kompetence apod. Na výš je nutné ji řádně domyslet do důsledků. Z mapy procesů totiž vycházejí další pod-procesy, vazby, vztahy a způsoby řízení. Co v managementu nedomyslí, níže postavení pracovníci jen velmi těžko mění a dotahují dokonce. Dobrá mapa procesů by měla zohlednit:

  • TOP management a jeho strukturu - měla by odpovídat hierarchii organizační struktury
  • odborné oblasti realizované v souladu s podnikatelským záměrem
  • odpovědnosti za hlavní procesy - mohla zajistit, aby se konkrétní lidé s mapou identifikovali
  • hlavní vazby mezi procesy
  • stěžejní tok realizace produktů firmy - tok, který naznačuje přidanou hodnotu k příjmům firmy
  • kritická místa
  • reporting s možností měření kvality firemních procesů

Zpracování mapy procesů předurčuje i počet kliků nebo délku cesty. Cesty, kterou musí urazit uživatel (zaměstnanec), než se dostane k informacím, které potřebuje. Způsob zpracování může zefektivnit práci zaměstnanců a nebo také způsobit ztráty neustálým hledáním. Tento aspekt je obzvlášť důležitý ve velkých a nadnárodních společnostech, kde systém může zahrnovat 5 a více úrovní systému a desítky až stovky procesů a pod-procesů.

Mapa procesů učí management modelovat jejich systém řízení, poznat vlastní procesy a následně je efektivně řídit!

Jiří Střelec

Diskuze k článku

od: Jiří Střelec

RE: Efektivnost vloženo: 13.7.2008

Bohužel o žádné takové studii nevím. Bylo by skvělé prokázat všechny přínosy, které může mapa procesů přinést. Z vlastní zkušenosti vím, že se velmi často stává, že lidé mají trochu jiné představy o tom, jak fungují vlastní procesy. Rozhodně mapa pomůže sjednotit názory a udělat pořádek. Také může sloužit pro zpřehlednení etap realizace produktů.

reagovat

od: V.Koláček

Příklad vloženo: 13.7.2008

Z vlastní zkušenosti můžu potvrdit, že mapa procesů je dobrou pomůckou a zvláště její výroba může ve společnosti odhalit slabá místa.
K samotnému článku bych měl pár připomínek:
- v mapě procesů (MP) prezentované v článku bych "vytknul" použití konkrétních jmen. Obecně by dle mého názoru v MP neměly jména figurovat (zvláště když na mapu procesů navazují podprocesy a např. organizační směrnice) ale místo jmen by měly být pracovní pozice (role ve společnosti) s tím, že jeden fyzický člověk může zastávat více rolí (a v malých společnostech i zastává)
- v článku chybí informace o tom pro koho je MP určena, dle mého názoru by s ní měli pracovat všichni zaměstnanci ve společnosti a může být dobrou pomůckou pro nového zaměstnance pomocí které se ve společnosti rychleji zorientuje

reagovat

od: J.Kocurek

Efektivnost vloženo: 8.7.2008

Existuje nějaká studie, že mapa procesů pomohla: 1) zkrátit poradu, protože účastníci mluvili skutečně o jedné věci a ne každý o své představě sitace; 2) zefektivinit průběh projektu, protože všichni vedoucí viděli, co změny v plánu mohou způsobit?

reagovat

od: Jiří Střelec

Odpověď na otázku - zpracování a používání vloženo: 8.7.2008

Většinou lidé s mapou procesů nemají zkušenosti. Domnívají se, že jen propojí obdélníky a mají mapu procesů. Ne, za mapou je mnohem více. Většinou se firmy uchýlí k formálnímu nákresu (někdy i kopii obrázku z ISO normy). Tedy mají obrázek, který jim vůbec nepomůže řídit firmu. Tento článek jsem psal i právě proto, že si lidé neuvědomují, jak mapu udělat. Zapomínají na aspekty uvedené v článku a tak se jedná jen o formální aktivitu. Pokud je nerespektují nemají odpovědní pracovníci důvod s mapou pracovat. Také zcela zapomínají na to, aby mapa dobře vypadala i graficky. Vždyť lidé se rádi dívají na obrázky, ale neradi chápou nákresy a schémata. Krásný vzhled/forma je může přitáhnout. Tak vzbudit zájem. Když už se mapa připraví, pracuje s ní jen kvalitář. Málokdy si management bere mapu na poradu, aby se podívali co všechno svým rozhodnutím ovlivní a co vše mají změnit. Jejich nezájem s mapou pracovat bývá hodně dán tím, že mapa naznačuje jen soubor obecných procesů. Kdyby obsahovala odpovědnosti, nejdůležitější vazby, metriky, rozhranní businessů apod. Je pro management použitelnější.

reagovat

od: J.Kocurek

Otázka vloženo: 7.7.2008

Jaké máte zkušenosti s:
přípravou mapy procesů
zpracováním
používáním?

reagovat

Obor

Myšlenky poradce

„Jen ten, kdo žije danou věcí, ji může posunout dál.“ více >>

Jiří Střelec Jiří Střelec

Nejlepší myšlenky nás napadají, když se skutečně danou věcí zabýváme. Shromažďujeme informace, propojujeme vazby, navrhujeme řešení. Prostě zapojujeme všechny naše schopnosti se získanými informacemi. Ne jen jeden den, ale delší dobu. Když prostě s danou věcí žijeme dnes, zítra, ale i příští týden nebo rok. Divili byste se kolik možností se Vám nejednou objeví. Když však Vaše myšlenky patří při psaní projektu tomu, jak budete o víkendu sportovat, nemůže být projekt skvělý, ale jen formální.

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie