Jak na komunikaci s manažery, pomohou zásady žurnalistiky

datum publikace 17.01.2020

Manažerská komunikace a pravidla žurnalistiky

Jak koncipovat text, aby byl srozumitelný, čtivý a účinně naplnil informační účel? Co dělat, aby se adresát pročetl informacemi natolik daleko, aby dostal kompletní sdělení? Pomocným vodítkem při komunikaci s nadřízeným manažerem mohou být žurnalistické zásady tvorby zpravodajských příspěvků. 

Každý již zažil hodiny bezradného sezení před monitorem s otevřeným prázdným textovým editorem či rozepsaným e-mailem, kdy nevěděl, za jaký konec myšlenky uchopit a jak utvořit smysluplný text. Čím začít, jak pokračovat a co teprve jak sdělení ukončit? To je častý problém mnoha z nás. Novináři přitom za desítky minut musí být schopni článek sepsat a publikovat. Pod časovým tlakem tvůrčí činnost maximálně zautomatizovali a utvořili mechanizované rutiny psaní, které si snadno může osvojit kdokoliv z nás.

Pomocník jménem obrácená pyramida

Tvorba zpráv novináři probíhá ve velmi krátké časové lince. Utvořený obsah přitom musí naplnit řadu kvalitativních kritérií – být objektivní, ověřený, vyvážený, nestranný a napsaný jazykem srozumitelným pro široké publikum. Novináři si tak museli utvořit standardizované struktury zpráv. Šablona na jejich tvorbu se označuje jako obrácená pyramida. Každé pole pomyslné pyramidy určuje novináři, na které otázky čtenáři musí odpovědět. Základní jsou přitom čtyři otázky – co se stalo, kdo to udělal, kde se událost odehrála a kdy tomu tak bylo. Čím více u pyramidy klesá plocha jejích jednotlivých pater, úměrně se s nimi snižuje i důležitost poskytovaných informací pro příjemce. Schéma pyramidy nám tak i návodně vymezuje prostor, který bychom si v textu pro zodpovězení konkrétního dotazu měli vyčlenit. Dodržení uvedené struktury nám zaručí, že informace do textu vtělené dojdou do sféry příjemce vždy v pravou chvíli. Informace jsou tudíž pro konzumenta sdělení srozumitelné a úplné i za situace, že na přečtení celé zprávy nemá prostor či jej nezaujme natolik, aby jí delší čas byl ochotný věnovat.

Systematika řazení otázek ve schématu tzv. obrácené pyramidy

Jakmile se tedy ve vašem textu objeví čtyři srozumitelné odpovědi na čtyři pyramidou strukturované otázky, můžete slavit a text s čistým svědomím pošlete do světa. V tento moment totiž obsahuje pro adresáta vše podstatné.

Myslete jako čtenář, ne jako zpracovatel

Pokud si položíte po přečtení takto zpracovaného textu další otázky, na něž z textu odpovědi jednoznačně neplynou, pak není s velkou pravděpodobností dobře napsaný. Musíte počítat s tím, že pokud zpráva neodpovídá na vaše otázky jako zpracovatele znalého tématu, o to více bude nejednoznačná a nesrozumitelná i pro jejího příjemce. Nemůžete očekávat, že čtenář bude vždy zcela obeznámen s prezentovanou skutečností ve stejné míře jako její zpracovatel. Nelze po něm ani požadovat vyvinutí další iniciativy k vyhledání dodatečných informací, které mu svým textem neposkytujete. Pište tedy věcně, krátce a úplně. Pokud si nejste jisti srozumitelností vašeho stanoviska pro třetí osoby, můžete požádat nezainteresovanou osobu, aby vám ke zprávě poskytla zpětnou vazbu.

Fakta nesmí přebít příběh

První čtyři pole pyramidy odpovídají struktuře tzv. základní zprávy, tvoří tedy její základní kameny. Doplníme-li do textu nadstavbu, představující odpovědi na otázky obsažené ve špičce pyramidy, nabízíme čtenáři komplexní, ucelený obraz události. Absence odpovědí na tyto doplňkové otázky však nezpůsobuje riziko nepochopení sdělení. Tvoří tzv. informační bacground zprávy. Pokud se rozhodneme tedy do textu zpracovat i odpovědi na otázky jak a proč, řadíme je zásadně až na konec textu. Pravidlo reflektuje, že čtenář sám podvědomě očekává, že čím je určité sdělení v textu vzdálenější od úvodu, klesá tím úměrně i jeho význam. Jádro sdělení se tak musí příjemce bezpodmínečně dozvědět již z prvních řádků. K dodatečnému příběhu, stojícímu na pozadí informace, se může pročíst, zaujme-li jej, nebo pokud rozšiřující informace shledá jako podstatné. Informačně tak poslední otázky pyramidy představují její vrchol zastřešující celistvost prezentovaného sdělení. 

Rychle k podstatě

Hlavní prací manažera je rozhodování. K tomu potřebuje mít k dispozici všechny relevantní informace v jejich přesné podobě. Manažer má největší přehled o kontextu fungování firmy, s nímž jej není nutné dále obeznamovat. Naopak však nemá při své náplni práce a vytížení prostor pro zjišťování dílčích poznatků o aktuálním firemním dění. To mu zprostředkovávají podřízení pracovníci. Přinášejte tak manažerům informace efektivní cestou. Pomoct vám k tomu může právě osvojení zmíněných zásad žurnalistiky. Užijete-li schéma představené pyramidy a rychle sdělíte co, kdo, kde, kdy, poskytujete manažerům všechny relevantní informace. Vámi zjištěné poznatky mohou propojit s dalšími informacemi od jiných pracovníků a na základě všech takto shromážděných faktů mohou problém konstruktivně vyřešit. Dodržení těchto základních zásad tak usnadní jak vám zpracování relevantních informací, tak i manažerům urychlí a zefektivní proces jejich rozhodování.

Lucie Semelová

Diskuze k článku

od: Peter Žaťko

proč vloženo: 28.1.2020

Je rozdiel, či článok (správu) píše novinár pre časopis alebo zamestnanec pre svojho manažéra. Novinár môže tú pyramídu použiť v celom rozsahu. Ak píšem manažérovi, zase sa prístup delí podľa toho, či píšem správu o vykonanej činnosti alebo chcem dosiahnuť schválenie nejakého návrhu. V prvom prípade by sa pyramída s menšími úpravami dala použiť, ale pri písaní NÁVRHU pre nadriadeného manažéra je úplne nedostatočné, keď časť pyramídy "proč" je na samom spodku. Iniciatíva zamestnanca pravdepodobne bude vyžadovať nejaké náklady (finančné alebo ľudské) a manažér bude chcieť dosť podrobne vedieť, prečo má tie náklady vynaložiť. Takže časť "proč" by som umiestnil na druhé miesto od vrchu, hneď za "co". A časti pyramídy "kdo, kde, kdy" by som dal na jednu úroveň dôležitosti, pretože sú to nutné a rovnocenné súčasti každého návrhu na činnosť.

reagovat

od: Jiří Střelec

RE: proč vloženo: 28.1.2020 vloženo: 30.1.2020

Dobrý den, ano je to tak. Je třeba podle situace přizpůsobit i pořadí. Pro běžnou komunikaci, kdy potřebuji manažera informovat o tom, co se dělo ve výrobě na noční směně, tak pyramidu krásně použiji. Pokud jde ji ž o složitější věc, jako získání prostředků na vybavení, změny systémů ... prostě jde do vyjednávání, naprosto se mění celá pyramida a základem je příprava viz článek https://www.vlastnicesta.cz/clanky/kvalitne-zvladnuta-priprava-zaklad-uspesne-komunikace/ na který tento článek navazuje. Děkuji Vám za konstruktivní příspěvek do diskuse. Jiří S

reagovat

Obor

Metoda

Norma

Poradci

Myšlenky poradce

„Nejlepší strategie se dá vyjádřit jednou větou.“ více >>

Jiří Střelec Jiří Střelec

Strategii většinou management hledá a formuluje pomocí speciálních nástrojů (například SWOT analýza, Porterův model, modelování, průzkumy trhu apod.). Popíše spousty stránek. Analyzuje velké objemy dat. Takovou přípravou projde jen pracovní tým! Zapojit do plnění strategie je třeba však celou firmu. Jednotliví pracovníci by měly strategii snadno pochopit a snadno vyjádřit vlastními slovy. Jen tak se může dobře strategie šířit firmou. To je důvod, proč by management měl strategii vyjádřit jednou větou. 

Přejete si být informováni o nových článcích, metodách, řešeních z praxe, školeních, nabídkách?

Pokud hledáte konkrétní téma a nemůžete jej najít, napište majiteli na info@vlastnicesta.cz

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie
Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory Cookie. Další informace