Výkon firmy je přímo závislý na efektivním využití kapacity a dovedností zaměstnanců. Její nastavení je hlavním úkolem každého vedoucího a manažera. Když ji nespočítá, může firmě prodělávat velké peníze. Jenže místo výpočtu často slyšíme - “To nejde spočítat, nejsme ve výrobě!” To právě není pravda. 

Co byste udělali, kdybyste získali průměrnou úsporu 150 hod na pracovníka ročně? Odpověď napište do diskuse.

Nestíháme, potřebujeme nového zaměstnance

Kolikrát jste zažili situaci, kdy na poradě vedoucí sdělí - “Nestíháme, zaměstnanci jsou přetížení, potřebujeme dalšího člověka.” Častá reakce nadřízeného pak je - “Domluvte se na HR a přijměte nového zaměstnance.

Slyšel jsem to mockrát. Nadřízený nemá často prostor prověřovat, jak má  vedoucí nastavenou kapacitu jednotlivých členů týmu. Prostě mu věří, že to má pod kontrolou. V takovém případě vůbec nejsou položeny důležité otázky typu: 

Kolik mají přesčasů? 

Je to přetížení po celý rok nebo jen nyní? 

Kolik je Vaše kapacita? 

Když přijmete nového zaměstnance, na jak dlouho bude vytížený a na kolik procent? 

Nic takového jsem roky neslyšel. V momentě, kdy jsem tyto otázky položil bylo odpovědí často jen mlčení nebo přesčasů mají “hodně” a nebo “to nejde spočítat”. Jenže je obrovský rozdíl pro ekonomiku firmy, když máte o 1 nebo 2 lidí v týmu navíc. Jen si představte zaměstnance s čistým platem 35.000 Kč. Takto to nevypadá jako veliká zátěž. Firmu ročně takový zaměstnanec i se zapracováním a potřebným vybavením stojí až 1.000.000 Kč. Správně by měl podat takový výkon, aby vydělal více než 1 mil Kč a byl přínosem pro firmu. To je přímá odpovědnost nadřízeného. 

A tak, ačkoliv ve výrobě se počítají vteřiny práce operátorů a ladí se tak opět na vteřiny a minuty, administrativní pracovníci (THP) výpočet kapacity často nemají. 

3 hlavní důvody proč manažeři nepočítají kapacitu

Hlavní důvody, které manažeři i zaměstnanci samotní uvádí, proč “nejde” nastavit kapacitu a výkon administrativních pracovníků jsou: 

  • adhoc změny - máme nějaký plán a během dne se dovíme zásadní informaci a je třeba všeho nechat a hned to řešit
  • rozdílnost trvání aktivit - stejná aktivita jednou trvá minuty a jindy zase hodiny
  • myšlení - řešení se musí vymyslet a nevím, kdy mi přijde nápad

Všechny 3 důvody jsou tak zásadní, že se manažeři ani nepokusí provést výpočet a nenastavují kapacitu pracovní pozice. Prostě by se jednalo jen o odhad s tolerancí až +/- 50%. 

Jak nastavit kapacitu administrativních pracovníků 

U administrativních pracovníků opravdu nemá smysl počítat kapacitu na minuty. Co kdybyste dokázali spočítat kapacitu z 65% přesně. To by znamenalo, že máte 65% pod kontrolou a zaměstnanec má tuto kapacitu zcela ve svých rukou. 

Další část by byla kvalifikovaný odhad toho, kdo práci opravdu zná a rozumí jí. O kolik % by se takový profesionál mohl splést? O deset procent? To by již tolik nevadilo. To by znamenalo, že v součtu máte až 95% kapacity pracovníka pod kontrolou. S tím se již dá plánovat. Rozhodně jste schopni spočítat, kdy potřebujete dalšího zaměstnance. 

Navíc, když se pustíte do optimalizace kapacit pracovníků, vždy najdete, jak jejich aktivity dělat lépe. Moje zkušenost z personálních a kapacitních auditů je, že běžně najdeme průměrnou roční úsporu 

150 - 200 hod 

na zaměstnance. 

Když máte desetičlenný tým, pak to znamená úsporu jednoho pracovníka ročně. Možná je to váš uspořený milión firemního rozpočtu. V čem najdete tyto uspořené hodiny: 

  • odstranění stereotypu 
  • správné delegování 
  • nastavení time managementu 
  • zrušení nesmyslných aktivit 
  • … 

Často najdete i aktivity, které můžete snadno automatizovat např. s využitím Power BI nebo jinými SW nástroji. 

Jak tedy nastavit a spočítat kapacitu zaměstnance: 

  • Počítejte ji na celý rok - snadno tak zohledníte sezónní aktivity 
  • Začněte definovat a počítat pravidelné a uchopitelné aktivity - porady, faktury, plánování, tvorba smluv, školení, audity  …
  • Zvolte toleranční pásmo +/- 10% - kdo je pod hranicí 90% je nevytížený a kdo je nad hranicí 110% je přetížený. Tato tolerance znamená cca 200 hod ročně, tedy více jak 1 měsíc.
  • Počítejte, kolikrát a kdy pracovník aktivitu realizuje, a jaká je průměrná doba zpracování 
  • Kategorizujte aktivity dle jejich náročnosti
  • Zkontrolujte přesčasy a odstraňte nesrovnalosti 
  • Rozhodněte o přidání nebo odebrání práce či přeskupení 
  • Pravidelně upravujte 

Chcete-li vědět kapacitu, pak je třeba začít počítat. Odhadnout celý rok tzv. “od stolu” nejde. Když budete znát kapacitu zaměstnanců s tolerancí 10%, pak zjistíte další bonus: 

Znalost kapacity snižuje počet výmluv!

Budete vědět, kolik můžete přidat práce, zadat dalších úkolů, kdy rozhodně není vhodné zadávat další úkoly nebo zavádět nový projekt, či jiné novinky. Zaměstnanec, když ví, že nadřízený zná jeho kapacitu, těžko bude říkat, že to nešlo stihnout. 

Využijte online webinář a kalkulátor kapacit

Nejste si jisti, jak správně kapacitu počítat? Pak se můžete přihlásit na náš online webinář. Nebo kontaktujte autora a využijte náš kalkulátor kapacit. 

Potřebujete-li rychle optimalizovat kapacitu celé firmy, pak můžete využít personální a kapacitní audit, který vám připravíme na míru a nebo naučíme Vaše manažery kapacitu počítat.