Personální a kapacitní audit, nebo model efektivní pracovní pozice? 

datum publikace 23.02.2020

Personální a kapacitní audit - pracovní pozice

K personálnímu a kapacitnímu auditu se přistupuje většinou poté, co management dostane pocit, že organizace nefunguje efektivně. Zvláště ve velkých korporacích, kde je velká míra administrativy je audit běžným nástrojem. Už jen slovo audit vzbuzuje obavy. Když pracovníci slyší personální audit, už se stahují a očekávají organizační změny. Přidáte slovo “kapacitní” a strach vyroste tak rychle jako bambus. Každý ví, že udržet stoprocentní výkon celých 8 hod, celý měsíc nedovede. Personální a kapacitní audit dle metodiky Vlastní cesty je spíš rozborem, který pomáhá zaměstnancům i manažerům najít optimální cestu vlastní výkonnosti a nastavit efektivní kapacitu jednotlivce i týmu. 

Související články

Vyslovení 3 slov “personální a kapacitní audit” má ihned pachuť toho, kdo půjde z kola ven. Ať už se budete snažit jakkoliv pozitivně komunikovat audit, počítejte s tím, že lidé jej budou vnímat jako ohrožení. Přeci je třeba uspořit, být efektivní a největší náklady většinou bývají u mezd pracovníků. 

Cíle personálního a kapacitního auditu 

Vše začíná u cílů, proč audit vlastně děláme. Není to jen jeden cíl, ale cílů může být mnohem více. Podívejte se na příklad toho, jak mohou vypadat: 

  • Odhalit neefektivity - nedodržování procesů, zbytečné aktivity, neproduktivní diskuse … 
  • Najít kritická místa - kde nám chybí kapacity, kde není zástupnost, nárazová kumulace aktivit …
  • Optimalizovat činnosti a kapacity  - najít a poskládat činnosti tak, abychom dokázali dodávat lepší výsledky s minimem energie ….
  • Sladit kompetence s pracovními činnostmi - odhalit, kde je třeba doplnit kvalifikaci, nebo kde odborná způsobilost není dostatečně využita, ….
  • Pomoci lidem ušetřit čas - odhalit provozní slepotu a ukázat nové přístupy 
  • Naladit silné stránky na pracovní činnosti - poskládat činnosti tak, aby zaměstnanci využívali co je baví/jde jim, a ještě měli možnost rozvoje
  • …. a celá řada dalších ….

Okamžitě uvidíte, že každý cíl povede k jiným výsledkům. První cíle budou vždy vzbuzovat větší obavy než ty cíle na konci seznamu. V každém případě je dobré hned od začátku mít na paměti, co audit vyvolává a než se poprvé začne o auditu mluvit, tak mít připravený postup a způsob komunikace. 

Cílem metodiky, kterou používá Vlastní cesta je maximálně naučit zaměstnance řídit si vlastní kapacity v souladu se strategii a záměry organizace a manažera. Naše filozofie je:

“Každý umíme něco dobře. Dělejme aktivity, kde vyniknou naše silné stránky.” 

Od této filozofie se vše odvíjí - cíle, zvolený postup provedení auditu i komunikace a následně i přijetí od zaměstnanců a dosažené výsledky. Když budete tlačit silně na výkon, mohou obavy způsobit, že se nedozvíte celou řadu nesmyslných aktivit. Prostě je před Vámi zaměstnanci dobře skryjí. To by se sice manažerovi stát nemělo, ale externí auditor má omezený čas a přístup k datům. 

Smysl a postup auditu 

Audit je možné provádět různými způsoby. Od nich se pak odvíjí výsledky a musím říct, že i atmosféra v organizaci. Hned na začátku se rozhodněte, zda chcete jen jednorázový pohled na Vámi zvolený cíl auditu, nebo budete s výsledky auditu měsíce a někdy i roky pracovat. Můj názor je, že jednorázový pohled jsou vyhozené peníze a kapacita. Časový rozsah auditu je velmi důležitý, dělat audit na aktivity pouze jednoho dne nebo týdne (snímky pracovního dne) nemusí mít smysl. Snímek pracovního dne je vhodný tam, kde se denně opakují stejné činnosti a potřebujete je opravdu zjednodušit a nebo také odstranit rizika přetěžování organismu. Typickým příkladem může být opakovaná výroba, která je na tento typ auditu vhodná. Naopak, použít snímky dne na práci konstruktérů, nebo servisních pracovníků není moc vhodné. Ze zkušenosti vím, že je nejlepší zvolit časový horizont jednoho roku. Zmapovat práci na jedné pracovní pozici na jeden rok se dá za cca 2 hod.

Výsledky Vám také ovlivní tyto varianty postupu realizace auditu:

  • Externí auditoři - skupina auditorů si načte data, popisy práce, procesy a u vybraných pracovních pozic provede audit v určeném časovém rozsahu. Co zjistí a doporučí je hodně závislé na metodice, zkušenostech auditorů v oblasti auditované organizace, schopnosti naslouchat. Externí auditor je většinou tak trochu vetřelec a nemůže se dovědět vše.
  • Externí partner - partner Vám pomůže ukázat, jak naladit organizaci, jak nastavit kapacity, jak pracovat s kompetencemi a od počáteční strategie Vám dělá “stínový management”, abyste dohodnutý postup zvládli, co nejlépe. Spoluúčastní se auditů a hodnocení výsledků. Zaměstnanci vidí, že rozbory dělají nadřízení a ti mohou korigovat strategii a postup v souladu s aktuálními změnami. 
  • Manažeři vyškolení na metodiku - manažeři projdou tréninkem na vhodnou metodiku, jsou vybaveni vzorovými modely a sami vše uvádí do praxe. V případě potřeby si vyžádají konzultace nebo si nechají připomínkovat první výsledky. 
  • Manažeři a zaměstnanci společně optimalizují model práce - hned na tréninku je externí lektor učí společně, jak pracovat s vlastními kapacitami. Všichni pracují na vlastních aktivitách a hned je analýzují. Pak mají několik týdnů na implementaci dohodnutých změn a absolvují znovu trénink na vyhodnocení výsledků. 

Osobně preferuji poslední postup. Je nejméně agresivní a každý zaměstnanec si optimalizuje za účasti nadřízeného vlastní aktivity. Konfliktní činnosti se hned opraví a domlouvá se změna v kompetencích a pracovních postupech. Tento postup jsem aplikoval u více jak stovky lidí. S dobrým přístupem zjistíte, že Ti, kteří opravdu chtějí pracovat dokáží okamžitě udělat změnu a vidí Vás jako pomocníka a ne auditora, který za jeden den nemůže pochopit Vaši práci. 

Než audit, tak model efektivní pracovní pozice 

V případě, kdy manažeři společně pracují se svým týmem, jim místo auditu vzniká model efektivní pracovní pozice. Model je po měsících na celý rok. Jsou zde kapacity, sezónnost práce, riziková místa, vytíženost, těžiště pracovní pozice vůči kompetencím apod. Při správném postupu pracovníci sami vidí, co je brzdí, kde mají již klapky na očích. Spolu se zkušeným auditorem, pardon spíš lektorem, si optimalizuji vlastní činnosti. Manažer si u změn hlídá strategii rozvoje týmu a firmy. Model může také obsahovat posloupnosti činností – toky efektivního vyřízení zakázky, případu apod. Navíc může manažer s pracovníkem každý měsíc model velmi snadno aktualizovat. Sami tak zjistí, co jim práci nejvíce narušovalo, nebo kde mají nedostatečné kapacity a mohu hned udělat opatření. Asi nyní chápete že model můžete použít i pro zapracování nového pracovníka. Ten hned od začátku ví, kolik případů by měl zvládnout a jak dlouho bude vyřizování trvat. Prostě otočte

 personální a kapacitní audit na optimální model práce na míru schopností pracovníků.

Cílem rozhodně není podávat 100% výkon každou vteřinu pracovní doby, ale využít potenciál pracovníků. Již průzkum v USA v r. 2010 prokázal, že silný tlak na cíle a výkon má devastační účinky a vede ke snížení výkonu a vyhoření. Po stovkách rozborů u THP pracovníků máme s naší metodikou průměrnou roční úsporu 150 hod. Spočítejte si, kolik prostoru na nové aktivity získáte u desetičlenného týmu. Navíc si pracovníci sami upravují aktivity, aby se jim dobře pracovalo. To se Vám s auditem nikdy nepodaří.

Chcete se naučit metodiku Vlastní cesty? Kontaktujte nás.

Jiří Střelec

Diskuze k článku

Obor

Metoda

Norma

Poradci

Myšlenky poradce

„Jste na LinkedIn?“ více >>

Vojtěch Bednář Vojtěch Bednář

a víte, že Vaši fotku a profil je možné získat automaticky v okamžiku, kdy někomu pošlete e-mail?
 

Přejete si být informováni o nových článcích, metodách, řešeních z praxe, školeních, nabídkách?

Pokud hledáte konkrétní téma a nemůžete jej najít, napište majiteli na info@vlastnicesta.cz

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie
Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory Cookie. Další informace