Vedení úkolů

Management a úkoly

Velmi často manažeři slyší, že pracovníci jsou přetíženi a nemají možnost dokončovat úkoly a svou práci. To vše se postupně hromadí a následně končí přinejmenším psychickým rozladěním a nebo odchodem zákazníků a pracovníků z firmy.
Na druhou stranu jsou zase manažeři, kteří si myslí, že management je o rozdělování úkolů, jejich kontrole a tlaku na pracovníky a plnily termíny. To bohužel nestačí. Manažeři by také měli analyzovat úkoly, lehkost s jakou pracovníci jsou je schopni plnit (tedy poznávat, na jaké úkoly mají pracovníci předpoklady). Na základě zjištění pak úkoly přidělovat, správně formulovat a hledat způsoby, jak předcházet neplnění nebo prodlužování termínů.
Dnes má většina firem možnost využívat systém řízení úkolů v rámci emailových schránek/kalendářů apod. To však neumožní manažerovi řádně úkoly hodnotit bez zásahů do daného systémů. Náš postup a přiložený soubor umožňuje vedením úkolů využít mnohem efektivněji a přednastavená hodnocení vedou manažera ke správnému hodnocení kapacit, přidělování úkolů, analyzování kritických míst a připravuje graf pro interní komunikaci

V placené části si můžete stáhnout soubory, které Vám pomohou řídit a vyhodnoceovat úkoly. 

Určeno pro malé a střední firmy (vhodné pro 3-30 pracovníků)
Nástroj MS Excel (vč. Kontingečních tabulek)

Přiložený soubor obsahuje tyto listy a jejich poslání:

• Úvod - určuje jak se budou úkoly vést a jak si stojí firma celkově s plněním úkolů.
• Úkoly - do tohoto listu se vyplňují jednotlivé úkoly a k nim nezbytně nutné informace.
• Pracovníci - list Pracovníci obsahuje přehled o počtu všech úkolů na odpovědné pracovníky a stav jejich plnění.
• Procesy - list proces je určen především pro identifikaci ve kterých procesech se hromadí nejvíce úkolů. Vychází z toho, že firma je procesně orientovaná a má jasnou mapu procesů.
• Místo vzniku - slouží pro hodnocení, kde vzniká nejvíce úkolů. Podle charakteru úkolů pak snadno můžete zjistit, že třeba z porady k projektu vznikají naprosto banální úkoly. To by pak bylo varováním toho, že projekt není dobře veden a je třeba udělat okamžité opatření.
• Posuny - je určen k odhalení u kterých pracovníků dochází k nejvíce posunům termínů plnění úkolů. Dá se zde také odhalit ve kterém procesu nebo oblasti pracovník zpoždění hromadí.

Kurzy, webináře

Jak vést pracovní pohovor a vybrat nejvhodnějšího zaměstnance

Kurzy, webináře

Kreslení jako efektivní komunikace manažera

Kurzy, webináře

Insolvence a krizový management jako příležitost pro reorganizaci podniku

Kurzy, webináře

Jak nastavit kapacitu pracovní pozice, týmu, firmy

Kurzy, webináře

Kde Vás zaměstnanci podvádí

Kurzy, webináře

Krizový management

Kurzy, webináře

Jak být dobrým pracovníkem, získat si a udržet pracovní pozici

Kurzy, webináře

Porazte krizi

Kurzy, webináře

Synergická přeměna firmy

Placený článek dále obsahuje:

• způsob komunikace a grafické prezentace úkolů
• Postup práce se souborem Úkoly
• Pravidla vedení úkolů

Soubor „Úkoly“ je připraven tak, aby si jej manažer snadno a rychle osvojil. Stačí jen vyplnil nezbytné údaje a hodnocení jsou přednastavena tak, aby byl manažer veden k rychlým a správným výsledkům.

Hlavní přínosy

• Úkoly jsou na jednom místě a obsahují všechny potřebné informace
• Vyplňovány jsou jen nutné informace k úkolu a hodnotící tabulky a grafy se připravují sami
• Přehled o vytíženosti pracovníků úkoly
• Přehled o rozpracovanosti úkolů
• Zlepšování odhadu na dobu potřebnou na splnění úkolu
• Znalost ve kterých procesech či jinak definovaných oblastech se hromadí úkoly
• Znalost kde vzniká nejvíce úkolů
• Možnost identifikovat předpoklady pracovníků
• Jasné prokázání u koho dochází k nejčastějším posunům termínů plnění úkolů
• ...

Jak správně zadat úkoly se také dočtete Zadávání úkolů na portálu Firemního sociologa. Naučit se správně vést poradu a pracovat s úkoly se naučíte na znalostní linii Jak vést poradu a pracovat s úkoly.