Úkoly jsou každodenní součástí pracovních povinností. Mohou však být součástí poznání firmy, pracovníků a nástrojem pro zlepšování. Představujeme způsob, který umožní malým/středním firmám vést kapacity na úkoly či oblasti, poznat, kde se úkoly hromadí. Odhalit kritická místa a předcházet trapným výmluvám.
Management a úkoly
Velmi často manažeři slyší, že pracovníci jsou přetíženi a nemají možnost dokončovat úkoly a svou práci. To vše se postupně hromadí a následně končí přinejmenším psychickým rozladěním a nebo odchodem zákazníků a pracovníků z firmy.
Na druhou stranu jsou zase manažeři, kteří si myslí, že management je o rozdělování úkolů, jejich kontrole a tlaku na pracovníky a plnily termíny. To bohužel nestačí. Manažeři by také měli analyzovat úkoly, lehkost s jakou pracovníci jsou je schopni plnit (tedy poznávat, na jaké úkoly mají pracovníci předpoklady). Na základě zjištění pak úkoly přidělovat, správně formulovat a hledat způsoby, jak předcházet neplnění nebo prodlužování termínů.
Dnes má většina firem možnost využívat systém řízení úkolů v rámci emailových schránek/kalendářů apod. To však neumožní manažerovi řádně úkoly hodnotit bez zásahů do daného systémů. Náš postup a přiložený soubor umožňuje vedením úkolů využít mnohem efektivněji a přednastavená hodnocení vedou manažera ke správnému hodnocení kapacit, přidělování úkolů, analyzování kritických míst a připravuje graf pro interní komunikaci
V placené části si můžete stáhnout soubory, které Vám pomohou řídit a vyhodnoceovat úkoly.
Určeno pro malé a střední firmy (vhodné pro 3-30 pracovníků)
Nástroj MS Excel (vč. Kontingečních tabulek)
Přiložený soubor obsahuje tyto listy a jejich poslání:
- Úvod - určuje jak se budou úkoly vést a jak si stojí firma celkově s plněním úkolů.
- Úkoly - do tohoto listu se vyplňují jednotlivé úkoly a k nim nezbytně nutné informace.
- Pracovníci - list Pracovníci obsahuje přehled o počtu všech úkolů na odpovědné pracovníky a stav jejich plnění.
- Procesy - list proces je určen především pro identifikaci ve kterých procesech se hromadí nejvíce úkolů. Vychází z toho, že firma je procesně orientovaná a má jasnou mapu procesů.
- Místo vzniku - slouží pro hodnocení, kde vzniká nejvíce úkolů. Podle charakteru úkolů pak snadno můžete zjistit, že třeba z porady k projektu vznikají naprosto banální úkoly. To by pak bylo varováním toho, že projekt není dobře veden a je třeba udělat okamžité opatření.
- Posuny - je určen k odhalení u kterých pracovníků dochází k nejvíce posunům termínů plnění úkolů. Dá se zde také odhalit ve kterém procesu nebo oblasti pracovník zpoždění hromadí.
Placený článek dále obsahuje:
- způsob komunikace a grafické prezentace úkolů
- Postup práce se souborem Úkoly
- Pravidla vedení úkolů
Soubor „Úkoly“ je připraven tak, aby si jej manažer snadno a rychle osvojil. Stačí jen vyplnil nezbytné údaje a hodnocení jsou přednastavena tak, aby byl manažer veden k rychlým a správným výsledkům.
Hlavní přínosy
- Úkoly jsou na jednom místě a obsahují všechny potřebné informace
- Vyplňovány jsou jen nutné informace k úkolu a hodnotící tabulky a grafy se připravují sami
- Přehled o vytíženosti pracovníků úkoly
- Přehled o rozpracovanosti úkolů
- Zlepšování odhadu na dobu potřebnou na splnění úkolu
- Znalost ve kterých procesech či jinak definovaných oblastech se hromadí úkoly
- Znalost kde vzniká nejvíce úkolů
- Možnost identifikovat předpoklady pracovníků
- Jasné prokázání u koho dochází k nejčastějším posunům termínů plnění úkolů
- ...
Jak správně zadat úkoly se také dočtete Zadávání úkolů na portálu Firemního sociologa. Naučit se správně vést poradu a pracovat s úkoly se naučíte na znalostní linii Jak vést poradu a pracovat s úkoly.
