Předmět a popis zákona 

Zákon 499/2004 o o archivnictví a spisové službě popisuje tyto činnosti:

• výběr, evidenci a kategorizaci archiválií
• ochranu archiválií
• práva a povinnosti vlastníků archiválií 
• práva a povinnosti držitelů a správců archiválií (dále jen "držitel archiválie") 
• využívání archiválií 
• zpracování osobních údajů pro účely archivnictví 
• soustavu archivů 
• práva a povinnosti zřizovatelů archivů 
• spisovou službu 
• působnost Ministerstva vnitra a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby 
• správní delikty. 

Základní pojmy definované v zákonu

Zákon definuje tyto základní pojmy:

• Archivnictví - obor zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní
• Archív - zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně
• Dokument - každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce
• Původce - každý, z jehož činnosti dokument vznikl
• Archiválie - záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou.
• Spisová služba - zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností

Dokumenty podnikatelů k uchovávání

Zákon o archivnictví a spisové službě definuje ve své příloze č. 1 dokumenty vznikající z podnikatelské činnosti, které jsou podnikatelé povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Seznam platí pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku. Jedná se o:

1) Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu:

• zakladatelské dokumenty,
• organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organizační řády a schémata,
• dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení,
• dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.

2) Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu - notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu.

3) Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu - dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky.

4) Finanční dokumenty - účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.

5) Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu - zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky.

6) Výrobní program - jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích.

7) Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech - kolektivní smlouvy.

Jiří Střelec