Zákon o archivnictví a spisové službě

Předmět a popis zákona 

Zákon 499/2004 o o archivnictví a spisové službě popisuje tyto činnosti:

• výběr, evidenci a kategorizaci archiválií
• ochranu archiválií
• práva a povinnosti vlastníků archiválií 
• práva a povinnosti držitelů a správců archiválií (dále jen "držitel archiválie") 
• využívání archiválií 
• zpracování osobních údajů pro účely archivnictví 
• soustavu archivů 
• práva a povinnosti zřizovatelů archivů 
• spisovou službu 
• působnost Ministerstva vnitra a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby 
• správní delikty. 

Základní pojmy definované v zákonu

Zákon definuje tyto základní pojmy:

• Archivnictví - obor zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní
• Archív - zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně
• Dokument - každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce
• Původce - každý, z jehož činnosti dokument vznikl
• Archiválie - záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou.
• Spisová služba - zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností

Dokumenty podnikatelů k uchovávání

Zákon o archivnictví a spisové službě definuje ve své příloze č. 1 dokumenty vznikající z podnikatelské činnosti, které jsou podnikatelé povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Seznam platí pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku. Jedná se o:

1) Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu:

• zakladatelské dokumenty,
• organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organizační řády a schémata,
• dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení,
• dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.

Kurzy, webináře

Školení efektivní komunikace pro vedoucí a manažery

Kurzy, webináře

Jak vést pracovní pohovor a vybrat nejvhodnějšího zaměstnance

Kurzy, webináře

Kreslení jako efektivní komunikace manažera

Kurzy, webináře

Insolvence a krizový management jako příležitost pro reorganizaci podniku

Kurzy, webináře

Jak nastavit kapacitu pracovní pozice, týmu, firmy

Kurzy, webináře

Kde Vás zaměstnanci podvádí

Kurzy, webináře

Krizový management

Kurzy, webináře

Jak být dobrým pracovníkem, získat si a udržet pracovní pozici

Kurzy, webináře

Porazte krizi

2) Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu - notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu.

3) Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu - dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky.

4) Finanční dokumenty - účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.

5) Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu - zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky.

6) Výrobní program - jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích.

7) Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech - kolektivní smlouvy.