Zákon o archivnictví a spisové službě popisuje práci a ochranu archiválií, práva a povinnosti vlastníků archiválií, zřizovatelů archivů, spisovou službu a další.
Předmět a popis zákona
Zákon 499/2004 o o archivnictví a spisové službě popisuje tyto činnosti:
- výběr, evidenci a kategorizaci archiválií
- ochranu archiválií
- práva a povinnosti vlastníků archiválií
- práva a povinnosti držitelů a správců archiválií (dále jen "držitel archiválie")
- využívání archiválií
- zpracování osobních údajů pro účely archivnictví
- soustavu archivů
- práva a povinnosti zřizovatelů archivů
- spisovou službu
- působnost Ministerstva vnitra a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby
- správní delikty.
Základní pojmy definované v zákonu
Zákon definuje tyto základní pojmy:
- Archivnictví - obor zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní
- Archív - zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně
- Dokument - každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce
- Původce - každý, z jehož činnosti dokument vznikl
- Archiválie - záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou.
- Spisová služba - zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností
Dokumenty podnikatelů k uchovávání
Zákon o archivnictví a spisové službě definuje ve své příloze č. 1 dokumenty vznikající z podnikatelské činnosti, které jsou podnikatelé povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Seznam platí pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku. Jedná se o:
1) Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu:
- zakladatelské dokumenty,
- organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organizační řády a schémata,
- dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení,
- dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.
Nabídky
Change management - filozofie řízení změn
Nabídky
Kurz pro interní firemní mentory
Kurzy, webináře
Trénink autentického projevu a neverbální komunikace
Kurzy, webináře
Zvládněte komunikaci změny jako profesionál: 4h trénink
Kurzy, webináře
Experience HUB
Nabídky
Interim management
Kurzy, webináře
Identifikace a komunikace rizik kybernetické bezpečnosti
Nabídky
Akademie Human Resources management
Kurzy, webináře
Kurz komunikace: "Uzdravte komunikaci. Uzdravíte firmu"
2) Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu - notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu.
3) Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu - dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky.
4) Finanční dokumenty - účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.
5) Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu - zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky.
6) Výrobní program - jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích.
7) Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech - kolektivní smlouvy.
