Mapa procesů

datum publikace 23.07.2012

Manažer řídí firmu skrze procesy, které firma potřebuje.

Mapa procesů je jednoduchý nástroj pro orientaci a řízení procesů společnosti. Zpřehledňuje procesy, jejich provázanost, ale také odpovědnost manažerů ve společnosti. Systémy jakosti jsou založeny na procesním přístupu, a proto by se model řízení firmy bez mapy procesů neměl obejít. Mapa je nedílnou součástí zavádění systému managementu ISO 9001.

Související články

Základem moderního managementu je vizuální modelování nebo využívání infografiky. Umožňují snadno na jedné stránce pochopit danou problematiku nebo fungování firmy. Mezi ně patří i mapa procesů

V poslední době mnoho manažerů slyší nebo dokonce již mluví o mapě procesů. Je to pojem, který masově rozšířila nová verze normy ISO 9001:2000. Začala klást větší důraz na procesní řízení a hned tu byl pojem mapa procesů.

Co je mapa procesů?

Mapa procesů je názorné a přehledné schéma nebo chcete-li model hlavních procesů řízených ve firmě. Patří do nejvyšší části systému řízení, tedy systému kvality. Nejvyšší části se myslí úroveň Příručky jakosti v pomyslné pyramidě systému jakosti. Jednoduše řečeno, kdo se na ni podívá, zjistí:

  • jaké procesy jsou ve firmě
  • jak jsou procesy členěny
  • kdo za procesy odpovídá
  • které procesy jsou vzájemně propojeny
  • jaké odborné oblasti firma pokrývá

Mapa procesů je nástroj usnadňující řízení a rozhodování managementu skrze systém a jeho procesy. Bez mapy procesů nebo jiného znázornění se firma a tedy její management jen domnívá, že firmu drží pevně v rukou. Samozřejmě pokud se nejedná o firmu o jednom až cca 10 zaměstnancích. Bez ní je větší možnost vzniku latentních procesů.
Bohužel velmi často se stává, že systém kvality tedy i řízení (protože ISO 9001 popisuje systém jak správně podnikat a řídit firmu) je předán do rukou představitele vedení pro kvalitu a jeho "kvalitářů". Management jejich aktivity zajímají až před dohledovým auditem certifikační společnosti. Snadno se pak stane, že nejsou domyšleny všechny aspekty připravovaných změn. Následně se pak hasí požáry a zbytečné problémy.

Nezanedbatelnou částí mapy procesů je její grafické zpracování, které by mělo být hezké a prezentabilní. To jak mapa vypadá, jak je uživatelsky příjemná rozhoduje o tom, zda management a zaměstnanci s ní budou chtít pracovat.

Co by měla mapa procesů zohledňovat

Ačkoliv mapa procesů vypadá ve finálním zobrazení jednoduše, je za jejím vznikem dlouhá řada jednání, překreslování a změn. Je to hlavně proto, že při její tvorbě se uspořádává celý systém firmy, rozdělují se kompetence apod. Na výš je nutné ji řádně domyslet do důsledků. Z mapy procesů totiž vycházejí další pod-procesy, vazby, vztahy a způsoby řízení. Co v managementu nedomyslí, níže postavení pracovníci jen velmi těžko mění a dotahují dokonce. Dobrá mapa procesů by měla zohlednit:

  • TOP management a jeho strukturu - měla by odpovídat hierarchii organizační struktury
  • odborné oblasti realizované v souladu s podnikatelským záměrem
  • odpovědnosti za hlavní procesy - mohla zajistit, aby se konkrétní lidé s mapou identifikovali
  • hlavní vazby mezi procesy
  • stěžejní tok realizace produktů firmy - tok, který naznačuje přidanou hodnotu k příjmům firmy
  • kritická místa
  • reporting s možností měření kvality firemních procesů

Zpracování mapy procesů předurčuje i počet kliků nebo délku cesty. Cesty, kterou musí urazit uživatel (zaměstnanec), než se dostane k informacím, které potřebuje. Způsob zpracování může zefektivnit práci zaměstnanců a nebo také způsobit ztráty neustálým hledáním. Tento aspekt je obzvlášť důležitý ve velkých a nadnárodních společnostech, kde systém může zahrnovat 5 a více úrovní systému a desítky až stovky procesů a pod-procesů.

Mapa procesů učí management modelovat jejich systém řízení, poznat vlastní procesy a následně je efektivně řídit!

Jiří Střelec

Diskuze k článku

od: V.Koláček

Re:Zneužití vloženo: 26.7.2008

Co se týče zneužití/vytažení peněz, je to zajímavý názor, ale podle mne nikde není psané že mapu procesů musí "realizovat" externí konzultantská firma. Znám příklady, kdy mapa procesů vznikla plně v režii dané společnosti a důvodem nebylo ISO, ale nutnost zmapovat firemní procesy a zavést jasné standardy fungování ve společnosti.

reagovat

od: Jiří Střelec

RE: Zneužití vloženo: 24.7.2008

Konzultantské firmy přeci nemohou nutit rozumný management dělat nerozumné věci. Kdo si myslí, že mapa procesů je zbytečná a nechce ji dělat, si nebude najímat poradce. Systém dle ISO může být klidně certifikován i bez mapy procesů. Mapa procesů sama o sobě může hodně pomoci viz. tento článek a i reakce přispivatelů diskuse. Dokážu si představit, že neodborně prezentované poradenství s touhou získat zakázku, může představovat mapu procesů jako něco bez čeho firma nemůže být. Stejně jako je tomu okolo filozofie Six Sigma, která se stala hitem v poslední době. Kdo zná tradiční přístupy kvality a SPC (Statistical Process Control) ví, že se o nic převratného nejedná, spíše jen o staré metody v nové marketingové košili.

reagovat

od: M. radan Chrobok

AD triáda, AD RE: Příklad vloženo: 18.7.2008

Mapa procesů jako plán umožňuje nastavit jak by firma měla fungovat a po ověření pak vznikne mapa aktuální situace procesů (jak firma reálně funguje). Prezentováním a používáním informací vzniklých z případného rozdílu lze ověřit že (jestli) je ideální mapa procesů efektivnější... Na principu (měřitelného) nárůstu efektivity po dosažení (přiblížení se) ideálu mapy procesů by mohla být hodnocena případná poradenská firma či osoba (nabízím demonstraci zdrama prvnímu zájemci ochotnému ke zveřejnění alespoň tady).

Pokud se mapa procesů vytváří jako např. vývojový diagram (větší flexibilita oproti pevně daným procesům mezi funkcemi atd.), tak to systémově umožňuje také mnohem lepší nahrazování zaměstnanců na odpovídajících pozicích. Dá se to (u)dělat i jen s Excelem (čili bez plnohodnotných DB nástrojů), ačkoli osobně používám a doporučuji např. SW The Brain (http://www.thebrain.com/). ///Umožňuje to dost dalších věcí než co je potřeba k mapě procesů...///

Navíc existuje možnost interního (až domácího a až čistě osobního) použití mapy procesů - viz např, kniha "Mentální mapování" (http://knihy.abz.cz/prodej/mentalni-mapovani).

reagovat

od: Jiří Střelec

RE: Příklad vloženo: 14.7.2008

Vážený pane Koláčku, děkuji Vám za kvalitní vyjádření k článku. S Vašimi názory i použitím mapy procesů souhlasím. Mapa by měla sloužit pro všechny zaměstnance. Samozřejmě pro větší organizace je nezbytností používat v mapě procesů funkce. Ikdyž psychologicky funguje, že lidé mnohem více zbystří, vidíli napsané vlastní jméno, než neosobní funkci nebo roli (navíc pod kterou může býti schováno třeba 30 lidí). Škoda, že doposud neexistuje informační systém, který by byl napojen na db pracovníků a při změně pracovníka by došlo k úpravě i procesů. Nic takového jsem zatím neviděl a to jsme v 21. století. Hodně systémů se udržuje ve Wordovské dokumentaci odtrženě od informačního systému a používaných databází.

reagovat

od: A. Kosina

Zneužívání? vloženo: 14.7.2008

Není mapa procesů spíše než nástroj záminka pro konzultační firmy a konzultanty k vytatažení dalších peněz z firem? A při její tvorbě pod heslem "ISO 9001 ji vyžaduje" mrhat časem manažerů a vytvářet nepoužitelná "monstra"?

reagovat

Obor

Myšlenky poradce

„Největší neupřímnost je snažit se být přehnaně upřímný.“ více >>

Vojtěch Bednář Vojtěch Bednář

Chcete-li působit na ostatní autenticky, nepokoušejte se toho dosáhnout za každou cenu a už vůbec ne proti vašemu současnému stavu. Výsledek bude opačný, než zamýšlíte.

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie
Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory Cookie. Další informace