Mapa procesů

datum publikace 23.07.2012

Manažer řídí firmu skrze procesy, které firma potřebuje.

Mapa procesů je jednoduchý nástroj pro orientaci a řízení procesů společnosti. Zpřehledňuje procesy, jejich provázanost, ale také odpovědnost manažerů ve společnosti. Systémy jakosti jsou založeny na procesním přístupu, a proto by se model řízení firmy bez mapy procesů neměl obejít. Mapa je nedílnou součástí zavádění systému managementu ISO 9001.

Související články

Základem moderního managementu je vizuální modelování nebo využívání infografiky. Umožňují snadno na jedné stránce pochopit danou problematiku nebo fungování firmy. Mezi ně patří i mapa procesů

V poslední době mnoho manažerů slyší nebo dokonce již mluví o mapě procesů. Je to pojem, který masově rozšířila nová verze normy ISO 9001:2000. Začala klást větší důraz na procesní řízení a hned tu byl pojem mapa procesů.

Co je mapa procesů?

Mapa procesů je názorné a přehledné schéma nebo chcete-li model hlavních procesů řízených ve firmě. Patří do nejvyšší části systému řízení, tedy systému kvality. Nejvyšší části se myslí úroveň Příručky jakosti v pomyslné pyramidě systému jakosti. Jednoduše řečeno, kdo se na ni podívá, zjistí:

  • jaké procesy jsou ve firmě
  • jak jsou procesy členěny
  • kdo za procesy odpovídá
  • které procesy jsou vzájemně propojeny
  • jaké odborné oblasti firma pokrývá

Mapa procesů je nástroj usnadňující řízení a rozhodování managementu skrze systém a jeho procesy. Bez mapy procesů nebo jiného znázornění se firma a tedy její management jen domnívá, že firmu drží pevně v rukou. Samozřejmě pokud se nejedná o firmu o jednom až cca 10 zaměstnancích. Bez ní je větší možnost vzniku latentních procesů.
Bohužel velmi často se stává, že systém kvality tedy i řízení (protože ISO 9001 popisuje systém jak správně podnikat a řídit firmu) je předán do rukou představitele vedení pro kvalitu a jeho "kvalitářů". Management jejich aktivity zajímají až před dohledovým auditem certifikační společnosti. Snadno se pak stane, že nejsou domyšleny všechny aspekty připravovaných změn. Následně se pak hasí požáry a zbytečné problémy.

Nezanedbatelnou částí mapy procesů je její grafické zpracování, které by mělo být hezké a prezentabilní. To jak mapa vypadá, jak je uživatelsky příjemná rozhoduje o tom, zda management a zaměstnanci s ní budou chtít pracovat.

Co by měla mapa procesů zohledňovat

Ačkoliv mapa procesů vypadá ve finálním zobrazení jednoduše, je za jejím vznikem dlouhá řada jednání, překreslování a změn. Je to hlavně proto, že při její tvorbě se uspořádává celý systém firmy, rozdělují se kompetence apod. Na výš je nutné ji řádně domyslet do důsledků. Z mapy procesů totiž vycházejí další pod-procesy, vazby, vztahy a způsoby řízení. Co v managementu nedomyslí, níže postavení pracovníci jen velmi těžko mění a dotahují dokonce. Dobrá mapa procesů by měla zohlednit:

  • TOP management a jeho strukturu - měla by odpovídat hierarchii organizační struktury
  • odborné oblasti realizované v souladu s podnikatelským záměrem
  • odpovědnosti za hlavní procesy - mohla zajistit, aby se konkrétní lidé s mapou identifikovali
  • hlavní vazby mezi procesy
  • stěžejní tok realizace produktů firmy - tok, který naznačuje přidanou hodnotu k příjmům firmy
  • kritická místa
  • reporting s možností měření kvality firemních procesů

Zpracování mapy procesů předurčuje i počet kliků nebo délku cesty. Cesty, kterou musí urazit uživatel (zaměstnanec), než se dostane k informacím, které potřebuje. Způsob zpracování může zefektivnit práci zaměstnanců a nebo také způsobit ztráty neustálým hledáním. Tento aspekt je obzvlášť důležitý ve velkých a nadnárodních společnostech, kde systém může zahrnovat 5 a více úrovní systému a desítky až stovky procesů a pod-procesů.

Mapa procesů učí management modelovat jejich systém řízení, poznat vlastní procesy a následně je efektivně řídit!

Jiří Střelec

Diskuze k článku

« předchozí 1 2 3 4 následující »

od: Tomáš Tyll

triáda vloženo: 7.7.2008

Mapa procesů je bezesporu užitečnou pomůckou. To však platí jen za předpokladu, že vedení, které rozhoduje, má jasno v tom, co chce, co umí a co může (triáda). Ve společnostech přitom velmi často zjistíte, že v praxi, reálně rozhoduje někdo jiný, než formální vedení , tj. jednatelé, členové představnestva, případně jimi najatí gážisté s delegovanou pravomocí na úrovni ředitelů či náměstků. Mapa procesů tedy vyžaduje předem zjisiti , jak na tom co do rozhodování společnost je, aby bylo jasné, zda taková mapa je: zobrazením skutečného stavu, který má personál dodržovat b) kýžený cíl, k němuž má personál teprve dospět.

reagovat

Obor

Myšlenky poradce

„Změna není pouhá událost, je to proces“ více >>

Michaela Opletalová Michaela Opletalová

Změna, která má být udržitelná, v sobě spojuje mnoho faktorů a pohledů. Můžeme se na ni dívat z pohledu tvrdých čísel, dat a faktů, ale také z pohledu přijetí a změny v lidském myšlení a přístupu. Jestliže chce organizace provádět takové změny, které jsou přijímané a přinášejí zlepšení, která se od nich očekávají, musí pracovat systematicky nejen se statistikou a výpočty, ale také s lidmi.

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie
Tento web používá k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory Cookie. Další informace