V poslední době mnoho manažerů slyší nebo dokonce již mluví o mapě procesů. Je to pojem, který masově rozšířila nová verze normy ISO 9001:2000. Začala klást větší důraz na procesní řízení a hned tu byl pojem mapa procesů.
Co je mapa procesů?
Mapa procesů je názorné a přehledné schéma nebo chcete-li model hlavních procesů řízených ve firmě. Patří do nejvyšší části systému řízení, tedy systému kvality. Nejvyšší části se myslí úroveň Příručky jakosti v pomyslné pyramidě systému jakosti. Jednoduše řečeno, kdo se na ni podívá, zjistí:
- jaké procesy jsou ve firmě
- jak jsou procesy členěny
- kdo za procesy odpovídá
- které procesy jsou vzájemně propojeny
- jaké odborné oblasti firma pokrývá
Mapa procesů je nástroj usnadňující řízení a rozhodování managementu skrze systém a jeho procesy. Bez mapy procesů nebo jiného znázornění se firma a tedy její management jen domnívá, že firmu drží pevně v rukou. Samozřejmě pokud se nejedná o firmu o jednom až cca 10 zaměstnancích. Bez ní je větší možnost vzniku latentních procesů. Bohužel velmi často se stává, že systém kvality tedy i řízení (protože ISO 9001 popisuje systém jak správně podnikat a řídit firmu) je předán do rukou představitele vedení pro kvalitu a jeho „kvalitářů“. Management jejich aktivity zajímají až před dohledovým auditem certifikační společnosti. Snadno se pak stane, že nejsou domyšleny všechny aspekty připravovaných změn. Následně se pak hasí požáry a zbytečné problémy.
Nezanedbatelnou částí mapy procesů je její grafické zpracování, které by mělo být hezké a prezentabilní. To jak mapa vypadá, jak je uživatelsky příjemná rozhoduje o tom, zda management a zaměstnanci s ní budou chtít pracovat.
Co by měla mapa procesů zohledňovat
Ačkoliv mapa procesů vypadá ve finálním zobrazení jednoduše, je za jejím vznikem dlouhá řada jednání, překreslování a změn. Je to hlavně proto, že při její tvorbě se uspořádává celý systém firmy, rozdělují se kompetence apod. Na výš je nutné ji řádně domyslet do důsledků. Z mapy procesů totiž vycházejí další pod-procesy, vazby, vztahy a způsoby řízení. Co v managementu nedomyslí, níže postavení pracovníci jen velmi těžko mění a dotahují dokonce. Dobrá mapa procesů by měla zohlednit:
- TOP management a jeho strukturu – měla by odpovídat hierarchii organizační struktury
- odborné oblasti realizované v souladu s podnikatelským záměrem
- odpovědnosti za hlavní procesy – mohla zajistit, aby se konkrétní lidé s mapou identifikovali
- hlavní vazby mezi procesy
- stěžejní tok realizace produktů firmy – tok, který naznačuje přidanou hodnotu k příjmům firmy
- kritická místa
- reporting s možností měření kvality firemních procesů
Zpracování mapy procesů předurčuje i počet kliků nebo délku cesty. Cesty, kterou musí urazit uživatel (zaměstnanec), než se dostane k informacím, které potřebuje. Způsob zpracování může zefektivnit práci zaměstnanců a nebo také způsobit ztráty neustálým hledáním. Tento aspekt je obzvlášť důležitý ve velkých a nadnárodních společnostech, kde systém může zahrnovat 5 a více úrovní systému a desítky až stovky procesů a pod-procesů.
Mapa procesů učí management modelovat jejich systém řízení, poznat vlastní procesy a následně je efektivně řídit!
Základní popis významu mapy procesů připravil poradce, který mapy připravuje několik let – Jiří Střelec
Potřebujete-li trénink / školení na danou metodu kontaktujte naše poradce.
Ohodnoťte článek
Hodnocení jako ve škole: nejlepší 1 | 2 | 3 | 4 | 5 nejhorší
Průměrná známka: 2.98, hodnoceno 1960×
Naposledy hodnoceno: 11. 05. 2012
Diskuse k článku
R. Kapitánová - výhody mapy procesů
Mapa procesu pomáhá vyčistit společnost od plýtvání a ujasnit a zpřesnit definování pravomocí a odpovědností za konkrétní kroky v procesu. Tím pádem máte 2 aktivity neustálého zlepšování uvedeny do praxe (aplikace 6S a personálního auditu). Proč 6S, protože toto naváže i na definování KPI pro jednotlivé činnosti a tím i důsledný controlling procesu zlepšování - jedná se o propojení strategie (cílů společnosti) s jednotlivými činnostmi pomocí metody BSC. Navíc se mapa procesů stane živým dokumentem, což je podmínkou pro efektivní zlepšování.
Bohužel odbornost Vašich zaměstnanců a schopnosti projektových manažerů nevyřeší. To souvisí s Vaší firemní kulturou a tím pádem výběrem zaměstnanců na dané pozice. Je však možné podle dané mapy zavést efektivní controlling jejich výkonu a tím oddělit zrno od plev pokud ovšem o to opravdu stojíte.
Vloženo 03. 08. 2010
V.Koláček - Re:Zneužití
Co se týče zneužití/vytažení peněz, je to zajímavý názor, ale podle mne nikde není psané že mapu procesů musí "realizovat" externí konzultantská firma. Znám příklady, kdy mapa procesů vznikla plně v režii dané společnosti a důvodem nebylo ISO, ale nutnost zmapovat firemní procesy a zavést jasné standardy fungování ve společnosti.
Vloženo 26. 07. 2008
Jiří Střelec - RE: Zneužití
Konzultantské firmy přeci nemohou nutit rozumný management dělat nerozumné věci. Kdo si myslí, že mapa procesů je zbytečná a nechce ji dělat, si nebude najímat poradce. Systém dle ISO může být klidně certifikován i bez mapy procesů. Mapa procesů sama o sobě může hodně pomoci viz. tento článek a i reakce přispivatelů diskuse. Dokážu si představit, že neodborně prezentované poradenství s touhou získat zakázku, může představovat mapu procesů jako něco bez čeho firma nemůže být. Stejně jako je tomu okolo filozofie Six Sigma, která se stala hitem v poslední době. Kdo zná tradiční přístupy kvality a SPC (Statistical Process Control) ví, že se o nic převratného nejedná, spíše jen o staré metody v nové marketingové košili.
Vloženo 24. 07. 2008
M. radan Chrobok - AD triáda, AD RE: Příklad
Mapa procesů jako plán umožňuje nastavit jak by firma měla fungovat a po ověření pak vznikne mapa aktuální situace procesů (jak firma reálně funguje). Prezentováním a používáním informací vzniklých z případného rozdílu lze ověřit že (jestli) je ideální mapa procesů efektivnější... Na principu (měřitelného) nárůstu efektivity po dosažení (přiblížení se) ideálu mapy procesů by mohla být hodnocena případná poradenská firma či osoba (nabízím demonstraci zdrama prvnímu zájemci ochotnému ke zveřejnění alespoň tady).
Pokud se mapa procesů vytváří jako např. vývojový diagram (větší flexibilita oproti pevně daným procesům mezi funkcemi atd.), tak to systémově umožňuje také mnohem lepší nahrazování zaměstnanců na odpovídajících pozicích. Dá se to (u)dělat i jen s Excelem (čili bez plnohodnotných DB nástrojů), ačkoli osobně používám a doporučuji např. SW The Brain (http://www.thebrain.com/). ///Umožňuje to dost dalších věcí než co je potřeba k mapě procesů...///
Navíc existuje možnost interního (až domácího a až čistě osobního) použití mapy procesů - viz např, kniha "Mentální mapování" (http://knihy.abz.cz/prodej/mentalni-mapovani).
Vloženo 18. 07. 2008
Jiří Střelec - RE: Příklad
Vážený pane Koláčku, děkuji Vám za kvalitní vyjádření k článku. S Vašimi názory i použitím mapy procesů souhlasím. Mapa by měla sloužit pro všechny zaměstnance. Samozřejmě pro větší organizace je nezbytností používat v mapě procesů funkce. Ikdyž psychologicky funguje, že lidé mnohem více zbystří, vidíli napsané vlastní jméno, než neosobní funkci nebo roli (navíc pod kterou může býti schováno třeba 30 lidí). Škoda, že doposud neexistuje informační systém, který by byl napojen na db pracovníků a při změně pracovníka by došlo k úpravě i procesů. Nic takového jsem zatím neviděl a to jsme v 21. století. Hodně systémů se udržuje ve Wordovské dokumentaci odtrženě od informačního systému a používaných databází.
Vloženo 14. 07. 2008
A. Kosina - Zneužívání?
Není mapa procesů spíše než nástroj záminka pro konzultační firmy a konzultanty k vytatažení dalších peněz z firem? A při její tvorbě pod heslem "ISO 9001 ji vyžaduje" mrhat časem manažerů a vytvářet nepoužitelná "monstra"?
Vloženo 14. 07. 2008
Jiří Střelec - RE: Efektivnost
Bohužel o žádné takové studii nevím. Bylo by skvělé prokázat všechny přínosy, které může mapa procesů přinést. Z vlastní zkušenosti vím, že se velmi často stává, že lidé mají trochu jiné představy o tom, jak fungují vlastní procesy. Rozhodně mapa pomůže sjednotit názory a udělat pořádek. Také může sloužit pro zpřehlednení etap realizace produktů.
Vloženo 13. 07. 2008
V.Koláček - Příklad
Z vlastní zkušenosti můžu potvrdit, že mapa procesů je dobrou pomůckou a zvláště její výroba může ve společnosti odhalit slabá místa.
K samotnému článku bych měl pár připomínek:
- v mapě procesů (MP) prezentované v článku bych "vytknul" použití konkrétních jmen. Obecně by dle mého názoru v MP neměly jména figurovat (zvláště když na mapu procesů navazují podprocesy a např. organizační směrnice) ale místo jmen by měly být pracovní pozice (role ve společnosti) s tím, že jeden fyzický člověk může zastávat více rolí (a v malých společnostech i zastává)
- v článku chybí informace o tom pro koho je MP určena, dle mého názoru by s ní měli pracovat všichni zaměstnanci ve společnosti a může být dobrou pomůckou pro nového zaměstnance pomocí které se ve společnosti rychleji zorientuje
Vloženo 13. 07. 2008
J.Kocurek - Efektivnost
Existuje nějaká studie, že mapa procesů pomohla: 1) zkrátit poradu, protože účastníci mluvili skutečně o jedné věci a ne každý o své představě sitace; 2) zefektivinit průběh projektu, protože všichni vedoucí viděli, co změny v plánu mohou způsobit?
Vloženo 08. 07. 2008
Jiří Střelec - Odpověď na otázku - zpracování a používání
Většinou lidé s mapou procesů nemají zkušenosti. Domnívají se, že jen propojí obdélníky a mají mapu procesů. Ne, za mapou je mnohem více. Většinou se firmy uchýlí k formálnímu nákresu (někdy i kopii obrázku z ISO normy). Tedy mají obrázek, který jim vůbec nepomůže řídit firmu. Tento článek jsem psal i právě proto, že si lidé neuvědomují, jak mapu udělat. Zapomínají na aspekty uvedené v článku a tak se jedná jen o formální aktivitu. Pokud je nerespektují nemají odpovědní pracovníci důvod s mapou pracovat. Také zcela zapomínají na to, aby mapa dobře vypadala i graficky. Vždyť lidé se rádi dívají na obrázky, ale neradi chápou nákresy a schémata. Krásný vzhled/forma je může přitáhnout. Tak vzbudit zájem. Když už se mapa připraví, pracuje s ní jen kvalitář. Málokdy si management bere mapu na poradu, aby se podívali co všechno svým rozhodnutím ovlivní a co vše mají změnit. Jejich nezájem s mapou pracovat bývá hodně dán tím, že mapa naznačuje jen soubor obecných procesů. Kdyby obsahovala odpovědnosti, nejdůležitější vazby, metriky, rozhranní businessů apod. Je pro management použitelnější.
Vloženo 08. 07. 2008
J.Kocurek - Otázka
Jaké máte zkušenosti s:
přípravou mapy procesů
zpracováním
používáním?
Vloženo 07. 07. 2008
Tomáš Tyll - triáda
Mapa procesů je bezesporu užitečnou pomůckou. To však platí jen za předpokladu, že vedení, které rozhoduje, má jasno v tom, co chce, co umí a co může (triáda). Ve společnostech přitom velmi často zjistíte, že v praxi, reálně rozhoduje někdo jiný, než formální vedení , tj. jednatelé, členové představnestva, případně jimi najatí gážisté s delegovanou pravomocí na úrovni ředitelů či náměstků. Mapa procesů tedy vyžaduje předem zjisiti , jak na tom co do rozhodování společnost je, aby bylo jasné, zda taková mapa je: zobrazením skutečného stavu, který má personál dodržovat b) kýžený cíl, k němuž má personál teprve dospět.
Vloženo 07. 07. 2008
