Mapa procesů

datum publikace 23.07.2012

Manažer řídí firmu skrze procesy, které firma potřebuje.

Mapa procesů je jednoduchý nástroj pro orientaci a řízení procesů společnosti. Zpřehledňuje procesy, jejich provázanost, ale také odpovědnost manažerů ve společnosti. Systémy jakosti jsou založeny na procesním přístupu, a proto by se model řízení firmy bez mapy procesů neměl obejít. Mapa je nedílnou součástí zavádění systému managementu ISO 9001.

Související články

Základem moderního managementu je vizuální modelování nebo využívání infografiky. Umožňují snadno na jedné stránce pochopit danou problematiku nebo fungování firmy. Mezi ně patří i mapa procesů

V poslední době mnoho manažerů slyší nebo dokonce již mluví o mapě procesů. Je to pojem, který masově rozšířila nová verze normy ISO 9001:2000. Začala klást větší důraz na procesní řízení a hned tu byl pojem mapa procesů.

Co je mapa procesů?

Mapa procesů je názorné a přehledné schéma nebo chcete-li model hlavních procesů řízených ve firmě. Patří do nejvyšší části systému řízení, tedy systému kvality. Nejvyšší části se myslí úroveň Příručky jakosti v pomyslné pyramidě systému jakosti. Jednoduše řečeno, kdo se na ni podívá, zjistí:

  • jaké procesy jsou ve firmě
  • jak jsou procesy členěny
  • kdo za procesy odpovídá
  • které procesy jsou vzájemně propojeny
  • jaké odborné oblasti firma pokrývá

Mapa procesů je nástroj usnadňující řízení a rozhodování managementu skrze systém a jeho procesy. Bez mapy procesů nebo jiného znázornění se firma a tedy její management jen domnívá, že firmu drží pevně v rukou. Samozřejmě pokud se nejedná o firmu o jednom až cca 10 zaměstnancích. Bez ní je větší možnost vzniku latentních procesů.
Bohužel velmi často se stává, že systém kvality tedy i řízení (protože ISO 9001 popisuje systém jak správně podnikat a řídit firmu) je předán do rukou představitele vedení pro kvalitu a jeho "kvalitářů". Management jejich aktivity zajímají až před dohledovým auditem certifikační společnosti. Snadno se pak stane, že nejsou domyšleny všechny aspekty připravovaných změn. Následně se pak hasí požáry a zbytečné problémy.

Nezanedbatelnou částí mapy procesů je její grafické zpracování, které by mělo být hezké a prezentabilní. To jak mapa vypadá, jak je uživatelsky příjemná rozhoduje o tom, zda management a zaměstnanci s ní budou chtít pracovat.

Co by měla mapa procesů zohledňovat

Ačkoliv mapa procesů vypadá ve finálním zobrazení jednoduše, je za jejím vznikem dlouhá řada jednání, překreslování a změn. Je to hlavně proto, že při její tvorbě se uspořádává celý systém firmy, rozdělují se kompetence apod. Na výš je nutné ji řádně domyslet do důsledků. Z mapy procesů totiž vycházejí další pod-procesy, vazby, vztahy a způsoby řízení. Co v managementu nedomyslí, níže postavení pracovníci jen velmi těžko mění a dotahují dokonce. Dobrá mapa procesů by měla zohlednit:

  • TOP management a jeho strukturu - měla by odpovídat hierarchii organizační struktury
  • odborné oblasti realizované v souladu s podnikatelským záměrem
  • odpovědnosti za hlavní procesy - mohla zajistit, aby se konkrétní lidé s mapou identifikovali
  • hlavní vazby mezi procesy
  • stěžejní tok realizace produktů firmy - tok, který naznačuje přidanou hodnotu k příjmům firmy
  • kritická místa
  • reporting s možností měření kvality firemních procesů

Zpracování mapy procesů předurčuje i počet kliků nebo délku cesty. Cesty, kterou musí urazit uživatel (zaměstnanec), než se dostane k informacím, které potřebuje. Způsob zpracování může zefektivnit práci zaměstnanců a nebo také způsobit ztráty neustálým hledáním. Tento aspekt je obzvlášť důležitý ve velkých a nadnárodních společnostech, kde systém může zahrnovat 5 a více úrovní systému a desítky až stovky procesů a pod-procesů.

Mapa procesů učí management modelovat jejich systém řízení, poznat vlastní procesy a následně je efektivně řídit!

Jiří Střelec

Diskuze k článku

« předchozí 1 2 3 4 následující »

od: K. Kraftova

Dotaz vloženo: 28.10.2013

Dobrý den chtěla bych se zeptat, zda by někdo nevěděl, jaké možnosti, mimo mapy procesů, existují pro zobrazení systému organizace. Mockrát děkuji

reagovat

od: Jiří Střelec

RE: Dotaz vloženo: 28.10.2013

Dobrý den, možností je více a hlavně se odvíjí od toho, jaký pohled na organizaci potřebujeme vidět. Na organizaci se můžeme divat skrze - organizační jednotky (Organizační schéma), stavy systému (Petriho sítě, ...), vztahy a relace (entitně relační diagramy), infrastrukturu (network diagram), kompetence (matice kompetencí), ... Závisí co je z adůvod a čeho potřebuje dosáhnout. Osobně velmi využívám modelování podle situace a podle potřeby zákazníka viz. článek Vizuální modely urychlí změny.

reagovat

od: K Kraftova

RE: RE: Dotaz vloženo: 28.10.2013

Souvisí to s tímto příkladem: Vzhledem k tomu, že se do budoucna počítá s růstem firmy jak po stránce rozšíření portfolia produktů a činností, tak po stránce počtu zaměstnanců, bylo by dobré mít nějakým způsobem vytvořený přehled o tom, jak je organizace uspořádána jako celek. K tomu často slouží mapy procesů, které umožňují získat rychlý přehled o vazbách mezi jednotlivými procesy organizace.

reagovat

od: Jiří Střelec Střelec

RE: RE: RE: Dotaz vloženo: 28.10.2013

Ano, na to je mapa procesů dobrá. Pro další rozvoj je vhodné již použít kombinaci marketingových metod např. rozdílovou analýzu, SWOT analýzu (s řádným vyhodnocením), finanční analýzu, .... a hlavně reporting, který by měl dát přehled o tom, jaká je skutečná výkonnost procesů. Tedy kolik je např. proces schopen na stávajících podmínek produktovat produktů apod.

reagovat

od: R. Kapitánová

výhody mapy procesů vloženo: 3.8.2010

Mapa procesu pomáhá vyčistit společnost od plýtvání a ujasnit a zpřesnit definování pravomocí a odpovědností za konkrétní kroky v procesu. Tím pádem máte 2 aktivity neustálého zlepšování uvedeny do praxe (aplikace 6S a personálního auditu). Proč 6S, protože toto naváže i na definování KPI pro jednotlivé činnosti a tím i důsledný controlling procesu zlepšování - jedná se o propojení strategie (cílů společnosti) s jednotlivými činnostmi pomocí metody BSC. Navíc se mapa procesů stane živým dokumentem, což je podmínkou pro efektivní zlepšování.

Bohužel odbornost Vašich zaměstnanců a schopnosti projektových manažerů nevyřeší. To souvisí s Vaší firemní kulturou a tím pádem výběrem zaměstnanců na dané pozice. Je však možné podle dané mapy zavést efektivní controlling jejich výkonu a tím oddělit zrno od plev pokud ovšem o to opravdu stojíte.

reagovat

Obor

Myšlenky poradce

„Jde-li o nás samotné a jde nám o všechno, umíme zabrat a změnit se.“ více >>

Jiří Střelec Jiří Střelec

Mnohokrát uslyšíte, že lidé se nemění. Oni se mění a my sami jsme se změnili. Když jsme chtěli první počítač, šli jsme na brigádu. Když nám šlo o dívku snů, byli jsme ochotni se naučit básničku nebo ji dokonce napsat. Když jsme rodiči, chceme a umíme chránit vlastní děti. Jejich úsměv za to stojí. Je velmi málo lidí, kteří nemají o nic zájem a nechtějí se změnit. Často jen nevíme, jak se dostat se zaběhaného stereotypu.

Manažeři občas neví, jak změnu vyvolat případně se obávají toho, že změnu neumí udělat příjemnou cestou. Nepříjemné situace se jim řešit nechtějí.

Kvóty auditu
Mapa procesů
Koš - barva neshoda?
Diskriminace ISO
Formální strategie